Frage in die Runde der Outlook-Benutzer und Administratoren. Gibt es bei euch den Effekt, dass Benutzer in Outlook plötzlich sehr viele Terminbestätigungen oder -ablehnungen zu alten Vorgängen bekommen? Mir ist eine Beobachtung eines Lesers untergekommen, auf den es noch keinen Reim gibt.
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Eine Leserrückmeldung
Ich hatte die Tage den Blog-Beitrag Exchange Online gestört (9. Mai 2023) auch auf Facebook in einer Administratorengruppe zur Information verlinkt. Kim meldete sich in einem Kommentar mit einer ungewöhnlichen Beobachtung:
Wir haben seit letzter Woche das Problem, das alle User sehr viele Terminbestätigungen von alten Terminen zugeschickt bekommen. Hunderte von Usern, hunderte Terminbestätigungen zur gleichen Zeit. Ticket bei Microsoft eröffnet, Hilfe/Abhilfe quasi nicht vorhanden. Hat das noch jemand hier?
Auf diesen Kommentar gab es in der betreffenden Gruppe keine Reaktion. Aber mich interessierte das Thema und ich habe Kim gebeten, mir ggf. einige Details zusammen zu schreiben, damit ich die Frage mal im Blog stellen kann.
Weitere Details
Kim hat sich per Mail gemeldet und einige Details an Rückmeldung geliefert. Es geht wohl um Outlook-Nutzer in einer Unternehmensumgebung, in der Kim als Administrator aktiv ist. Zum Problem schreibt sie:
Hallo Günter,
am 04.05. um ca. 15:00 Uhr bekam eine Vielzahl unserer User Terminbestätigungen/-ablehnungen zu bereits älteren und teilweise sogar vergangenen Terminen in Outlook. Die Anzahl variierte. Es gab User mit nur 4-5 solcher Mails, aber auch welche mit mehr als 20.
Auf Grund der Beschreibung gehe ich davon aus, dass Outlook mit Microsoft Exchange Online-Postfächern arbeitet. Die Termineinträge sahen dann wie in nachfolgendem Screenshot aus.
Kim hat dann ein Ticket bei Microsoft eröffnet, aber nur Standardantworten erhalten. Ein Problem ist auch, dass in den Standardantworten Informationen erfragt wurden, die sich auf einen einzelnen Termin beziehen:
- With that been said, can you please confirm if this is happening with a specific meeting or different meetings?
- Also, is it happening to all the users invited to the meeting or only specific users?
- Was the meeting created via the Teams Calendar or Outlook Calendar? Can you send a screenshot of the Meeting Settings?
Diese Fragen kann Kim auf Grund der Vielzahl an alten Terminbenachrichtigungen schlicht nicht beantworten – es handelt sich ja nicht um einen einen einzelnen Termin handelt, sondern um unzählige. Der Vorschlag des Microsoft-Supports für einen Workaround bis zur Klärung war:
Until we figure out what is going on and as a work around to stop the email notification you can do the following:
- Sign in to Outlook.com.
- Select the gear icon on the upper-right corner of the screen.
- Click View all Outlook settings.
- Go to General tab. Select Notification.
- Uncheck the items under In-app notifications
Ist natürlich irgendwie "etwas uncool", wird die Benachrichtigung in Outlook abgestellt, kommen natürlich keine veralteten Termineinträge – aber leider auch keine neuen Benachrichtigungen. Der Vorschlag ist also unbrauchbar. Kim schrieb dazu:
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Die Notification auszuschalten ist ja keine Lösung.
Das gleiche Verhalten ereignete sich dann am Dienstag um ca. 9:30 Uhr noch einmal.
Ich habe heute noch versucht über eine MessageTrace mehr heraus zu finden, das hilft aber auch nicht wirklich viel.
Für mich sieht es so aus, als ob ein internes System von Microsoft den Versand noch einmal triggert:
Nachfolgend ist noch ein Message-Trace (zum Vergrößern klicken).
Die Frage meinerseits lautete nun, ob jemand als der Leserschaft ggf. eine ähnliche Beobachtung unter Outlook gemacht hat? Aktuell tappen die Administratoren im betreffenden Unternehmen ziemlich im Dunkeln. Wenn es ein serverseitiges Problem ist, sollten eigentlich mehr Kunden betroffen sein. Geht man nach dem Thema in Google auf die Suche, ist der Fehler nicht ganz so selten (siehe hier oder hier und hier), aber ich habe nur ältere Fälle gefunden. In einem Fall stellte sich heraus, dass eine iOS-App der Verursacher war.
2015
Wir haben immer mal wieder Probleme mit öfter angenommenen Terminen.
Wir konnten dies oft anhand der Versender IP auf den Standard iOS Kalender zurückführen, welcher nach dem deaktivieren der Synchronisierung meist Ruhe gegeben hat.
Derartige Probleme gab es mit der Outlook App nicht.
Hallo
Ja das hatten wir bei uns auch hin und wieder. Warum, war nicht feststellbar. Vorallem passierte es nach der Umstellung auf M365, das es auf einmal bei 2 Usern anfing.
Lösung war, lokales Outlook Profil löschen und neu anlegen lassen. Fehler war weg.
Wir hatten ein vergleichbares Problem bei einzelnen Nutzern. Dort war es das Iphone auf dem der Exchangeaccount eingerichtet war. Löschen des Mailaccounts auf dem Iphone und neu einrichten hat hier geholfen.
Oft hilft es auch, einfach die Sync für das betreffende Segment aus- und wieder einzuschalten. Dadurch wird der lokale Speicher des betreffenden Segment gelöscht und neu synchronisiert.
Auch hier gab es in der Vergangenheit Probleme mit der iOS-Mail-App und Exchange-Konten, aber immer nur bei einem einzelnen Benutzer, der dann eine Flut an Benachrichtigungen bei vielen Benutzern ausgelöst hat.
Ich kann ebenfalls bestätigen, dass wir ein ähnliches Problem vor Jahren(!) mit Kalendern auf iPhones und on premise Servern hatten.
Am Ende mussten wir eine bestimmte iOS Version auf Exchange blocken.
Das geschilderte Phänomen kann vom Outlook-Offline-Cache verursacht werden. Deshalb hilft es das Outlook-Profil zu löschen, weil eine neue OST angelegt wird, wenn man ein neues Profil anlegt. Aber eigentlich würde es reichen, die aktuelle OST zu löschen. Auch das iPhone als Ursache ist möglich. Wäre interessant, ob die betroffenen Benutzer von Kim alle iPhone Nutzer sind und bei Android Nutzern dies nicht aufgetreten ist. Auch ob die mitgeliefert eMail App oder die von Microsoft bereitgestellt Outlook Mobile App genutzt wurde. Die Wahrscheinlichkeit, das dies eine clientseitige Angelegenheit und nicht auf der Exchange Backend Seite zu suchen ist, wird sicherlich groß sein.
Man kann auch nur einzelne Ordner im Outlook auch dem cache löschen. Ggf nur den Kalender Teil. Ansonsten kann man auch nur die ost Datei löschen
Das Problem habe ich seit letztem Jahr bei einem Mitarbeiter. Details im Thread bei administrator.de >> https://administrator.de/forum/outlook-sagt-stattgefundene-termine-ab-3377831187.html
Neues Outlook-Profil brachte nichts. Deinstallation, Bereinigung und Neu-Installation von Office ebenfalls nicht. Im Einsatz befindliches iPhone lief mit aktuellem iOS und alte Geräte wurden entfernt.
Es ist in den letzten Monaten deutlich seltener aufgetreten, aber nicht völlig verschwunden. Wir hatten es für uns abgehakt, auch weil ich als One-Man-Show drängendere Themen habe. :D
Sind das zufällig alles Termine mit Teams-Meetings?
Wir hatten so ein Phänomen als wir auf M365 umgestellt haben und damit dann jeder User wohl eine Teams-Telefonnummer bekam.
Diese wurde dann in allen möglichen Terminen automatisch vom System in den Teams-Angaben des Termins aktualisiert und somit hunderte von Termin-Updates generiert… auch zu bereits abgelaufenen Terminen 🙈.
Dnke für den Hinweis 👍
bei uns wars wohl genau das:
Teams Termine und dann lief unsere "Audiokonferenz"-Lizenz aus und MS hat wohl alle zukünftigen Termine und Serien aktualisiert ohne die Nummer im Kalendereintrag.
Genau davon gehe ich auch aus. Bei uns sind die Lizenzen nämlich auch ausgelaufen.
Hi,
ebenfalls mal gehabt bei manchen Usern mit iOS Konstellation, aber auch einmal global bei cleanupjobs, DJ wenn alte Termine geködcht wurden kam irgendwie auch eine terminabsage beim Organisator an. Das war allerdings on premise mit einer nicht gut gestrickten Archiv Anwendungen
Ich tippe auf den Calendar Repair Assistant (CRA). Dieser gleicht den Kalender jedes Terminorganisators mit denen der der eingeladenen Teilnehmer ab. Wenn es keine übereinstimmende Kalenderelemente in beiden Kalendern gibt (Einladung Zusage/Ablehnung), ersetzt der CRA den Termin, da er davon ausgeht, dass die Löschung (fehlender Termin) irrtümlich erfolgte und repariert werden muss. Termine sollten daher stets MIT Antwort zugesagt oder abgelehnt werden. Das gilt auch bei deren Löschung (in Outlook oder auf dem iPhone).
Der CRA kann für einzelne Postfächer deaktiviert werden …
Set-Mailbox -Identity -CalendarRepairDisabled $true
… oder für alle Postfächer gleichzeitig:
Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Set-Mailbox -CalendarRepairDisabled $true
Hallo,
alle Eure Hinweise sind super! Wir setzen iPhones mit der nativen Mail-App ein und nutzen den Cache-Modus. Der Hinweis von Toffer erscheint mir gerade am logischsten, weil wir die Audio-Conferencing-Lizenzen vor Kurzem entfernt haben. Da das ein Kollege gemacht hat, muss ich den zeitlichen Zusammenhang noch prüfen. Ich werde allen Hinweisen morgen mal nachgehen. Vielen lieben Dank für die Unterstützung bis hier hin!
Ich habe das Problem auch regelmäßig und konnte mir keinen Reim daraus machen. Es war ein Mix aus Termin Zusagen und Absagen. Oftmals nach dem oder kurz bevor ein Termin stattgefunden hat. Abhilfe schaffte bisher nur, dass ich den Sync mit der nativen Kalender App am iPhone deaktiviert habe. Keine wirkliche Lösung, doch nun ist Ruhe.
Wäre super es gibt eine echte Lösung.
Wir haben ein ähnliches Problem bei einigen Usern nach der Migration nach Exchange Online. Uns ist aufgefallen, dass bei den betroffenen Usern der Ordner "Recoverable Items", welcher ein versteckter Systemordner sein sollte, im Outlook sichtbar ist. Hierin befindet sich ein Unterordner "Calendar Logging", welcher
ein solches Verhalten hervorrufen kann, falls er sich nicht an der richtigen Stelle befindet.
Der Microsoft Support hat festgestellt, dass dieser Ordner beim User an der falschen Stelle liegt. Es wurde im Microsoft Backend etwas gedreht und anschließend am Client über MFCMapi der falsche recoverable items Ordner gelöscht.
Die Unterstruktur des Recoverable Items Ordner sollte in Exchange Online ca. 6-8 Unterordner aufweisen.
Bei unseren betroffenen Usern sind es jedoch < 3 Unterordner. Mit folgendem Befehl , kann die Anzahl der Unterordner in der Exchange PS festgestellt werden:
((Get-MailboxFolderStatistics -Identity SMTPAddress -FolderScope RecoverableItems).identity).count
Wir haben weitere 4 Benutzer mit dem Problem und vermuten , dass die Problematik durch ein damals eingesetztes OnPrem Migr. Tool zustande kam und jetzt Auswirkungen innerhalb Exchange Online hat. Leider warten wir beim Fixen der anderen Benutzern bereits über 2 Monate auf eine Antwort des Microsoft Supportes.
Hatte heute exakt das gleiche Problem!
Vielen dank für eure Hinweise
Hallo Leute,
uns kam es letzte Woche (wieder) unter.
Zwei User, die dem Empfänger viele Terminbestätigungen gesendet haben, wurden zurück zu Exchange on Prem migiriert. Dabei wurde alles aus dem alten System und Postfach in eine PST gezogen und der Inhalt des Kalenders nach Anbindung an Exchange (Neues Profil, neues Postfach) wieder zurück geschoben. Ein Event der Terminserie wurde bestätigt, dadurch vermutlich alle anderen in der Vergangenheit auch.
Allerdings meinte der Empfänger, es kamen auch von einem "Bestandskonto" viele Zusagen. Da kenne ich aber noch nicht alle Zusammenhänge – Termin (selbiger oder anderer), TN-Kreis usw.
Vieleicht hat ja noch jemand weitere Ideen für Ursachen.
VG, Steffen