Falle beim Outlook-Backup: lokale Kalendereinträge in .ost-Datei werden nicht gesichert

[English]Wer Sicherungen von Microsoft Outlook-Daten durchführt und nicht aufpasst, läuft eventuell Gefahr, den lokalen Kalender zu verlieren, wenn das Outlook-Profil gelöscht wird. Im Backup sind die benötigten .ost-Dateien nämlich standardmäßig nicht enthalten. Das ist by-design und möglicherweise bekannt. Ich nehme es aber mal mit im Blog auf, vielleicht hilft es mal dem einen oder anderen Nutzer.


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Um bei Problemen mit einem Rechner die alten Outlook-Inhalte nicht zu verlieren, dürften Anwender und Administratoren Backups der betreffenden Dateien im Nutzerprofil durchführen. Dazu können Backup-Programme wie Veeam oder Acronis verwendet werden.

Lokaler Kalender verschwunden

Es lauert dabei aber eine Falle, so dass lokale Kalender verloren gehen, wenn das Outlook-Profil gelöscht wird. Martin, alias tecci, hatte mich zum Wochenende über eine private Nachricht auf diese Falle aufmerksam gemacht (danke dafür). Er schrieb dazu:

Hier fiel uns die Tage was auf die Füße. Keine Ahnung ob das ein blöder Anfängerfehler war, oder ob das bereits in der Breite bekannt ist. Für mich war es jedenfalls einen Beitrag wert.

Der Beitrag ist hier zu finden und beschreibt ein Kundenszenario, welches ziemlich daneben ging, das es zu einem Datenverlust kam. Was ist passiert:

  • Bei den Nutzern wurden die Outlook-Profildateien mit Mails und anderen Inhalten regelmäßig in Backups gesichert, um im Fall der Fälle die alten Inhalte wieder zurückspielen zu können.
  • Dann musste nach einem Problem das Outlook-Profil gelöscht und neu angelegt werden. Auch das ist ein häufig geübter Vorgang – und im Fall der Fälle hatte man ja ein Backup.

Allerdings stellte der betreffende Anwender dann fest, dass seine lokal geführte und mit IMAP eingebundenen Kalender nach dem Löschen und Neuanlegen des Outlook-Profils verschwunden waren. Und damit waren auch die Termine im digitalen Orkus verschwunden.

Ist nicht so wirklich ein Problem, denkt der findige Administrator, spiele ich einfach das mit Acronis und/oder Veeam erzeugte Backup zurück. Die Überraschung war dann riesen groß, als sich herausstellte, dass die für die lokalen Kalendereinträge benötigte .OST-Datei im Backup fehlte.

By design: .OST-Dateien werden nicht gesichert

Es gibt einen Techcommunity-Beitrag von 2019 mit dem Titel Why CompletePC Backup does not include .ost files in the backup image, wo genau das oben skizzierte Problem beschrieben war. Ein Microsoft-Mitarbeiter hatte den Support kontaktiert, weil er feststellen musste, dass die benötigte .OST-Datei nicht im mit Complete PC Backup erstellten Image gesichert worden war und daher auch nicht wiederhergestellt werden konnte.

Im Techcommunity-Beitrag erfährt der Leser, dass die Einbeziehung von .OST-Dateien in die Schattenkopien zur Sicherung mittels Backup einen "großen Aufwand" für das System bedeutet (die Dateien können recht groß werden). Beim Anlegen von Schattenkopien würden Leistungsprobleme bei den täglichen Zugriffen auf die .OST-Datei auftreten. Dazu heißt es von Microsoft:

Die Aufrechterhaltung von Änderungen an .ost-Dateien innerhalb von Schattenkopien ist teuer in Bezug auf Speicherplatz und E/A-Aktivität. Die Leistungsauswirkungen treten während der laufenden, täglichen E/A auf die .ost-Datei unter Outlook auf. Werden die Änderungen in .ost-Dateien in Schattenkopien aufbewahrt, kommt es jedes Mal, wenn Outlook in die .ost-Datei schreibt, zu einem Copy-on-Write-E/A-Treffer (2 Schreibvorgänge, 1 Lesevorgang).

Microsoft hat zwar versucht, die Auswirkungen von Copy-on-Writes auf Schattenkopien zu reduzieren. Aber eine stark veränderte .ost-Datei kann immer noch Probleme verursachen. Zudem kann es mit Exchange Konflikte geben, so dass die Aufforderung kommt, die .ost-Datei zu löschen und neu anzulegen.


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Aus diesen Gründen und aufgrund der Tatsache, dass .ost-Dateien neu generiert werden können, haben sich die Entwickler dazu entschieden, .ost-Dateien aus der Schattenkopie zu löschen, bevor das Image für ein Backup erstellt wird.

Von Veam gibt es diesen KB-Artikel zum Ausschluss bestimmter Dateien aus dem Backup samt einem Hinweis, wie man die Dateien per Registrierungseingriff doch im Backup aufnehmen und sichern lassen kann. Auch von Acronis gibt es einen Support-Beitrag, der den Sachverhalt beschreibt. Wer also sichergehen will, dass über ein Backup alle Dateien wiederhergestellt werden können, sollte sich die Beiträge durchlesen und für eine Sicherung der .ost-Datei sorgen.


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24 Antworten zu Falle beim Outlook-Backup: lokale Kalendereinträge in .ost-Datei werden nicht gesichert

  1. Pau1 sagt:

    Danke für den Hinweis.
    Er macht klar, warum man seine Backups immer wieder per restore testen muss und nicht nur die Gigabytes vergleichen darf, denn:

    Die .Ost ist nur ein offline Cache.
    Niemand käme auf die Idee das Pagefile zu backuppen und dafür eine Shadow Kopie anzufertigen.
    Niemand käme auf die Idee andere lokale, nicht rekonstruierbare Daten im pagefile unterzubringen…

    Was hier nicht erwähnt wird:
    Die .ost ist verschlüsselt.
    Der Schlüssel steckt im Server und im User Profil.
    löscht man das User Profil, so ist auch der Schlüssel unbrauchbar, em ja.
    D.h. ein Backup des .Ost ist wertlos da es natürlich keinen Weg gibt den Schlüssel aus dem alten, gesicherten Profil zu ziehen.
    Wäre ja auch albern, wenn man eine verschlüsselte Datei zusammen mit dem kompletten Schlüssel auf einem Medium sichern würde…

    Also nutzt dieser Registry Hack nichts,
    Denn Outlook erkennt außerdem, das die .Ost zu alt ist.
    Und da diese ja nur ein Cache für offline Arbeit ist, kann man sie ja einfach neu aufbauen… 4GB per Mobiltelefon ist heute ja kein Thema mehr, auch in Timbuktu…

    In den gegebenen Links findet sich eine Anleitung, wie man seine E-Mails in .PST archivieren kann, die auch ins Backup gehen.

    Allerdings, welcher Teufel mag Microsoft geritten haben den lokalen Kalender Just in diesem.ost zu speichern?
    Es muß da noch eine andere Lösung geben den lokalen Kalender zu sichern.

    • Blacky Forest sagt:

      Es gibt durchaus Szenarien, wo das sinnvoll ist.
      Ist der Exchange-Server nicht verfügbar, hat der User ja noch Zugriff auf die OST (und Outlook weiß nicht, dass die Daten "zu alt" sind). Man kann auch durch TRennen der Netzwerkverbindung diesen Zustand am einzelnen Rechner forcieren.
      Ebenso gibt es diverse recovery-Tools, mit denen man die Daten herausziehen kann.
      Allerdings finde ich die Begriffe "lokaler Kalender", "IMAP" und "OST" in diesem Zusammenhang sehr verwirrend und würde da ein Backup der Mailserver vorschlagen… IMAP-Kalender sind ja auch nicht wirklich lokal.

      • Gerhard sagt:

        Kalender liegen bei Nutzung von IMAP üblicherweise lokal.

      • Günter Born sagt:

        Nur als Ergänzung ein Kommentar eines Admins auf Facebook zum Thema.

        Als Nutzer geht man bei VEEAM oder vergl. Software davon aus, dass eine Komplettsicherung auch OST-Dateien enthält. Microsoft geht natürlich davon aus, dass OST-Dateien nur ein Cache für Exchange-Accounts sind, wo Daten auf dem Server gespeichert werden. […] Nutzt dieser IMAP von anderen Herstellern (ohne Exchange), erfolgt die Datenhaltung auch in OST.

        Der Administrator empfiehlt jedem, sich in Outlook die Konteneinstellungen anzusehen, und zu prüfen, was wo gespeichert wird.

    • Anonymous sagt:

      Der "Du sollst die Cloud nutzen, basta" Teufel.

    • T Sommer sagt:

      "Es muß da noch eine andere Lösung geben den lokalen Kalender zu sichern."
      Ja, man exportiert die lokale erstellten Daten, wie Aufgaben, Kalender, Notizen, Kontakte in dem man diese exportiert, z.b. in eine PST-Datei.

      Alternativ richtet man Outlook so ein, das die Post nicht per IMAP, sondern per POP3 heruntergeladen wird. Dann kann man statt der OST eine PST nutzen. Nachteil – alles ist lokal, aber wird dann gesichert im Backup Programm.
      Bei POP3 kann man auch das löschen der eMails im Posteingang auf dem Server abschalten, allerdings bleibt alles was gesendet wird lokal.

      Geschmacksfrage!

    • Bernd B. sagt:

      "Die .ost ist verschlüsselt."

      Nein, ist sie offensichtlich nicht.
      Beliebige Tools wie "Systools OST recovery" können eine OST auf einem jungfräulichen Rechner (nie Office installiert) problemlos lesen und die Daten exportieren.

    • Michel Bonjour / Bonjour CNS Informatik sagt:

      Ein Pagefile zu sichern macht wirklich keinen Sinn. Die wird auch einfach wieder neu erzeugt. Aber dort liegen auch keine Kontakte und Termine. In IMAP OST leider schon. Exchange Server sind auch nicht das Problem. Da wird auch alles synchronisiert. Bei IMAP eben nicht. Da ist der Kalender und die Termine nur in der OST-Datei gespeichert und nicht auf dem Mail Server – also nicht wie bei Exchange. Verschlüsselt? Nein, sie können einfach nicht mehr mit Outlook verbunden werden, wenn sie getrennt waren. Aber zum Beispiel mit "PST OST Viewer" können alle Mails, Kontakte und Termine in eine PST-Datei konvertiert werden. Im schlimmsten Fall müssen einfach die OST Dateien vorhanden sein. Also gesichert, dann hat man noch eine Chance etwas zu retten. Also macht es doch Sinn, diese zu sichern.

  2. Arthur sagt:

    Kann man das Anlegen von lokalen Kalendern im Outlook unterbinden?

  3. Luzifer sagt:

    Steh ich jetzt auf dem Schlauch?

    IMAP da liegen doch die Daten synchron auf dem Server, sollte also kein Problem sein die wieder "einzulesen"
    Weshalb sollte man den überhaupt bei IMAP lokale Kalender nutzen?
    für Lokale Kalender sichert man die .pst …

    .pst ist für die lokale Daten (pop)
    .ost für die online Daten (imap)

    • M.D. sagt:

      Ich kanns mir jetzt nur so erklären: da hat jemand lokal seine Mailbox zerstört, Dinge verschoben/gelöscht/whatever. All seine Aktionen wurden schön ordentlich mit dem Server synchronisiert. Dann wollte man (mangels serverseitiger Sicherung?) alles aus der lokalen Sicherung wiederherstellen und hat dann gemerkt, dass da gar nichts gesichert wurde, weil .ost in Standardeinstellung nicht in die Sicherung eingeht.

      Irgendwie so oder so ähnlich.

  4. Olli sagt:

    Das Stichwort ist hier wohl IMAP – Exchange also nicht vorhanden.

    Bei IMAP – ich mag mich irren – gibt es eine PST die alles enthält. Die kann man später neu einbinden – aber diese trägt das Flag IMAP – daher zeigt die in einem neuen Profil oder in einem POP Profil nicht alle Inhalte an. Das Flag kann man entfernen und man sollte alles sehen was die IMAP-PST enthält.

    Sicherungen von Outlook übrigens schon IMMER durch Export in eine PST – nicht durch ich kopiere einfach das ganze Nutzerprofil mit Acronis oder sonst was…

    • M.D. sagt:

      Für ein IMAP-Konto legt Outlook, wie bei einem Exchange-Konto, eine lokale .ost-Datei an.

      • Anonymous sagt:

        beim Exchange Konto ist der Kalender aber auf dem Server und nur als Kopie in der OST.

        • M.D. sagt:

          Stimmt. Exchange und IMAP Konten sind aber auch nicht ohne Weiteres vergleichbar, sie sind funktionieren nur "ähnlich".

          Wenn man sich ein IMAP-Konto eines anderen Anbieters in Outlook anlegt, hängt es vom Anbieter ab, ob überhaupt ein Kalender existiert. Bei UNIX-Mailboxen existiert sowas in der Regel nicht. Wenn man nun lokal in Outlook einen Kalender in dieses Konto einfügt, dürfte das kaum in Richtung Server zu synchronisieren sein und nur lokal existieren (Outlook hängt dementsprechend auch ein "nur dieser Computer" an den Kalendernamen). Wenn dann lokal die .ost-Datei kaputt geht, ist der Kalender erstmal weg, falls man keine Sicherung hat.

          Eine Möglichkeit wäre in Outlook ein manueller Export in eine .pst-Datei. Skripten mit Powershell lässt sich das leider nicht. Es gibt aber Drittanbietersoftware, mit deren Hilfe man das kann, evtl. auch per Skript. Die BackUp-Software macht es halt nicht automatisch.

  5. Pau1 sagt:

    Es scheint mehrere Fälle zu geben in denen eine .ost erstellt wird.

    Einer ist, das man einen Exchange Server hat und das lokale caching aktiviert. Dann gehört diese Datei "logisch" zum Exchange Server und ist verschlüsselt. Ein Backup ist sinnlos, weil man den Schlüssel nicht hat und außerdem die Daten auf dem Exchange sein sollten und somit die .ost einfacher neu erstellt werden kann…
    Das restore funktioniert nicht, weil Outlook diese Datei nicht annimmt, oder bei einem erneuerten Profil nicht entschlüsseln könnte.
    Der andere ist, wenn man IMAP benutzt. Dann ist das .ost die lokale Kopie?
    Der Dritte ist, wenn man POP3 benutzt. Dort werden die E-Mails auf dem Server beim Abruf gelöscht und müssen irgendwie lokal gespeichert werden, in der ost?
    Oder wie kommt es zu dieser Verwirrung?

    • T Sommer sagt:

      Hier findet sich die Doku zu OST, PST und NST
      https://support.microsoft.com/de-de/office/einf%C3%BChrung-in-outlook-datendateien-pst-und-ost-222eaf92-a995-45d9-bde2-f331f60e2790

      Hier wird erhellt:
      Zitat : "Hinweis:In Outlook 2013 und früheren Versionen haben IMAP-Konten auch eine Outlook-Datendatei (PST) verwendet. In Outlook 2016 und Outlook für Microsoft 365 verwenden IMAP-Konten Offline-Outlook-Datendateien (OST)."

      • Pau1 sagt:

        Dank
        Was für ein historisches Chaos…
        aaO:
        "Die Offline-Outlook-Datendatei (OST) wird auch unter laufwerk:\Benutzer\Benutzer\AppData\Local\Microsoft\Outlook gespeichert. Die meisten Daten bleiben auf dem Server. Alle Lokal gespeicherten Elemente sollten jedoch gesichert werden. Beispielsweise sind Kalender, Kontakte, Aufgaben und alle Ordner nur als Lokal gekennzeichnet."

        Ja toll. Das ist jetzt klar, aber das restore genau klappt ja nicht mehr. Importieren in ein neuerstelltes Profil kann man nur aus einer .pst.
        Also muss der User selbst dafür sorgen das seine Email in einer .pst per Export landen. Welchem User soll man das wie klar machen?

        • T Sommer sagt:

          Das ist halt historisch gewachsen – Outlook entspringt ja ursprünglich einer Fusion des ExchangeMail Client mit Shedule+ (aus Win95 und Office 95) und diente in erster Linie als Client für den Exchange Server 4.0 (als Nachfolger von MS-Mail). Ausgeliefert mit Office 97. Outlook 98 hat Microsoft damals dann auch für unter 50,- DM als Einzellizenz an den Mann verhökert und wer ein Windows CE als Telefon / Pad sein eigen nannte, bekam kostenlos eine Lizenz dazu für die Synchronisation von Kontakten, Aufgaben, etc.

          Mit Linux und IMAP hatte Outlook nix an der Backe und bei genauer Betrachtung ist das heute auch nicht viel besser, aber da gesellt es sich zu vielen anderen eMail Programmen dazu.

          Es ist ja nicht nur der Export – importiere mal zurück – da kommen Fragen auf, die muss man erst einmal auf sich wirken lassen und ausprobieren, wie das Endergebnis aussieht. Ruckzuck hast du unter dem Kalender einen importierten Kalender. Outlook muss man erst einmal spielen um zu wissen wie es tickt! Aber dann kann es halt Groupware!

          Outlook ist eine Welt für sich – aber normalerweise benutzen die wenigsten Outlook – da kommt dann eher das Windows Mail ins Spiel – was ja auch irgendwann mal dann Outlook wird oder so…

          Ich würde mal sagen, das rund 80% der nicht EDV'ler nicht wissen was wo wie und warum gespeichert wird – die verlassen sich einfach darauf, das das alle richtig funktioniert – und wenn nicht, must du halt jemanden kennen der das weiß und kann.

  6. Bernie sagt:

    Ich betreue einen Microsoft Exchange Cluster. Der erlaubt MAPI und IMAP (und ActiveSync).
    Wenn man ausschließlich mit IMAP zugreift, gibt es nur einen lokalen Kalender, der nicht auf dem Exchange auftaucht. Falls man zusätzlich mit einem anderen Postfach am gleichen Exchange mittels MAPI angemeldet ist, könnte man auf den freigegebenen Kalender des IMAP Postfachs zugreifen. Keine Ahnung, in welcher Situation ein solches Konstrukt sinnvoll wäre?

  7. Nicki sagt:

    Hi,
    vielleicht zur Aufklärung der ganzen Verwirrung… :)
    Outlook ist ein Exchange Client dem im Nachgang (mehr oder weniger erfolgreich, je nach Version) POP3 und später IMAP angebaut wurden.
    Aus dieser Tatsache ergibt sich, dass traditionell POP3 Mail in der "Outlook.PST" gelandet sind und IMAP Mails in einer "konto@server.PST".
    In den Konteneinstellungen konnte man eine PST als Standard Datenspeicher definieren, in der dann auch die lokalen Kalender angelegt werden.
    Später wurden IMAP Mails für neue Konten dann nicht mehr in eine PST, sondern in eine OST Datei gespeichert.
    Wenn für neue Konten nur ein IMAP Konto eingerichtet wurde, dann gibt es nur die OST Datei und damit ist der Kalender nur in einer OST Datei vorhanden…
    Der Rest ist Geschichte… Siehe oben.

  8. MFischer sagt:

    Hallo,
    wieder einiges gelernt – vor allem die Tatsache, dass Backup-Software OST-Dateien nicht sichern, ist schon gut zu wissen! Durch die Kommentare sollte jeder nun wissen, welche Unterschiede OST- und PST-Dateien haben. Es gibt sicher Programme, die es Anwendern leichter machen. Ich kann jedem nur empfehlen, in den Kontoeinstellungen genau zu schauen, welche Dateien für welche Postfächer verwendet werden und wo diese liegen. Bei mir ist alles korrekt: Google und Microsoft in OST (weil IMAP), alle anderen liegen in einer PST (POP3). Bei den Kalendern hatte ich mal Durcheinandern, weil beim Synchronisieren mit dem Smartphone mal Google-Kalender versehentlich in den Outlook-Kalender synchronisiert wurden. Und ich gehe mal davon aus, dass es durch solche Fehleinstellungen durchaus sein kann, dass Kalender in Dateien landen, wo sie nicht hingehören. Und es gibt beim Backup von Outlook noch viele andere Dinge zu beachten, die nicht in OST und PST gespeichert werden! Hier hilft nur, im Vorfeld informieren.
    Viele Grüße

  9. Michel Bonjour / Bonjour CNS Informatik sagt:

    Die OST Datei sichern mach sicher Sinn. OST Dateien lassen sich mit dem Tool "PST OST Viewer" anschauen, und wenn eine Lizenz vorhanden ist, auch in eine PST Datei konvertieren. Direkt konvertieren kann das Tool "OST2" von 4Team Corporation. Für beides braucht es kein Outlook Programm. Das erstgenannte Programm kann auch kostenlos als Viewer genutzt werden.

    Für die perfekte Outlook Sicherung kann ich MO Backup von Heiko Schröder (www.mobackup.de) empfehlen. Es gibt für das Geld kein besseres Outlook Backup Programm mit kompetentem Support aus Leipzig. Da werden auch die OST Dateien gesichert – ohne Registry Hack. In der Techniker-Version täglich im Einsatz um 1:1 Migrationen auf neuen PCs durchzuführen. Alle diese Programme setze ich bei Kunden, in der Werkstatt und meinen eigenen PCs täglich ein. Zusätzlich zu Image-Sicherungsprogrammen. MO Backup kann mehr als nur sichern.

    Damit bei Image-Backup-Software die OST Dateien gesichert werden, muss der Registry Hack durchgeführt werden. siehe https://www.backup.ch/outlook-backup-ost-dateien-werden-nicht-gesichert/

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