[English]Microsoft hat bereits zum 6. Juni 2025 ein Update zum Thema "unlizenzierter OneDrive-Konten" geliefert und an die Fristen erinnert. Unlizenzierte OneDrive-Konten werden nach dem Willen Microsofts nach 93 Tagen archiviert oder gelöscht. Administratoren müssen handeln, um ggf. Daten zu retten.
Worum geht es bei unlizenzierten OneDrive-Konten?
Im Business-Bereich müssen OneDrive-Konten lizenziert werden, da diese kostenpflichtig sind. In der Praxis passiert es immer wieder, dass Lizenzen für OneDrive-Konten auslaufen oder vom Administrator einem Konto entzogen werden (z.B. Mitarbeiter ausgeschieden). In der Vergangenheit blieben so unlizenzierte OneDrive-Konten samt Inhalten zurück. Es gab bereits eine Ankündigung aus 2024, dass man solche Konten künftig löschen wolle.
Dann gab es von Microsoft die Ankündigung (siehe obiges Bild), dass man ab dem 27. Januar 2025 damit beginne, unlizenzierte OneDrive-Konten nach 93 Tagen zu löschen (oder auf Wunsch kostenpflichtig zu archivieren). Ich hatte das im Blog-Beitrag Unlizenzierte OneDrive-Konten werden ab 27. Januar 2025 gelöscht, archiviert bzw. kostenpflichtig angesprochen. Dann gab es den Beitrag Detaillierter Zeitplan zum Löschen unlizenzierter OneDrive-Konten von Januar 2025 hier im Blog, in dem es um detailliertere Zeitpläne ging, weil sich die Umsetzung verschoben hat.
Microsoft erinnert an Zeitplan
Ich habe gesehen, dass Microsoft zum 6. Juni 2025 den Beitrag MC836942 – Microsoft OneDrive: Update for unlicensed account im Microsoft 365 Message Center aktualisiert hat. Dort unterbreitet man einen detaillierteren Zeitplan, was genau passiert.
Zum 27. Januar 2025 hat Microsoft mit der Implementierung des Updates für nicht lizenzierte OneDrive-Konten begonnen. Die Einführung hat sich aber verlangsamt, um eine sichere Einführung zu gewährleisten und den Administratoren genügend Zeit zur Anpassung zu geben. Admins sollten sich darauf einstellen, dass es einige Zeit dauert, bis alle nicht lizenzierten Konten den Durchsetzungsprozess durchlaufen haben. Die anfängliche Einführung der Durchsetzung wird bis zum 29. Oktober 2025 abgeschlossen sein.
Für OneDrive-Konten (Business-Konten), die vor dem 28. Juli 2025 nicht lizenziert wurden, passiert folgendes:
- 26. September 2025: Bis zu diesem Datum gehen alle nicht lizenzierten Konten in den Nur-Lese-Modus über. Administratoren wird empfohlen, nach diesem Datum zu prüfen. Eine frühere Überprüfung kann zu einem unvollständigen Status-Snapshot führen.
- 29. Oktober 2025: An diesem Datum werden alle nicht lizenzierten Konten archiviert. Administratoren wird empfohlen, nach diesem Datum zu prüfen. Eine frühere Überprüfung kann zu einem unvollständigen Status-Snapshot führen.
Zeitplan für Konten, die nach dem 28. Juli 2025 nicht lizenziert wurden
Für Konten, die nach dem 28. Juli 2025 nicht lizenziert wurden, wird das Konto am 60. Tag ohne Lizenz in den Lesemodus versetzt und am 93. Tag ohne Lizenz archiviert oder in den Papierkorb verschoben. Microsoft hat ein Beispiel für ein OneDrive Business-Konto veröffentlicht, dessen Lizenz ausläuft. Das Konto wird dann entweder mit seinen Inhalten archiviert (wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie vorhanden ist). Diese Archivierung ist kostenpflichtig (siehe auch meinen oben verlinkten Blog-Beitrag. Wird keine Aufbewahrungsrichtlinie vom Tenant-Administrator gesetzt, verschiebt Microsoft das Konto samt Inhalt in den Papierkorb – sprich: Das Konto wird gelöscht.
Zur Klarstellung: Das gilt nicht für private OneDrive-Konto, sondern die Änderungen an den Speicherrichtlinien für nicht lizenzierte Microsoft OneDrive-Konten gelten für Geschäfts- und Unternehmenskunden. Diese Änderungen gelten nicht für Kunden in Education-Tenants.
MVP: 2013 – 2016
Ist weder kritisch noch verwerflich: nicht lizenzierte Konten zu löschen!
Ist schließlich Aufgabe der Firmen Ihre Software/Accounts korrekt zu lizenzieren! Wer seine Abläufe nicht im Griff hat, muss eben mit Konsequenzen rechnen und diese sind hier ja recht harmlos… Man könnte für nicht lizenzierte Konten auch Anzeige erstatten oder die Wirtschaftsprüfer drauf ansetzen.
Hätte höchstwahrscheinlich schlimmere Folgen als nicht lizenzierte gelöschte Accounts.
Da ist das Löschen mit solanger Vorankündigung eine mehr als faire Handlung.
Was haben Wirtschaftsprüfer damit zu tun, fragt sich ein Wirtschaftsprüfer hier
Ok! und dich interessieren also korrekt oder nicht korrekt abgerechnete Lizenzkosten nicht? Also hier interessiert die Prüfer eigentlich alles wenn es nicht korrekt abgerechnet ist…
Ist aber wahrscheinlich wie bei Audits: da gibt es manche die sind das Papier nicht wert auf dem sie stehen.
Welche Lizenzkosten bei nicht lizenzierten Konten?
Was aber definitiv wieder festzustellen ist: die meisten Beiträge sind die Bits nicht mehr auf dem sie gespeichert sind.
EOT von meiner Seite.
Danke für das Update!
Ein Szenario ist jedoch nicht abgedeckt oder ich habe es überlesen:
Es gibt (so auch bei Kunden einsehbar (bitte keine Fragen weshalb, manche wollen nicht lernen…)) Fälle, in denen den Usern die Lizenz entzogen wurde, die Accounts also noch in Entra ID vorhanden sind und gleichzeitig eine (viel zu einfache x-jährige) unternehmensweite Retention Policy u.a. auf OneDrive Accounts gilt.
Im Bericht zu unlizenzierten OneDrive Accounts im SharePoint Admin Center werden diese in der einfachen Übersicht nur(!) als unlizenziert gelistet. In den Details werden die Retention Policy sowie der aktive Entra ID Account angegeben.
Hier wäre es interessant zu wissen ob diese Kombination
– letztlich zu einer Löschung führt,
– die Accounts archiviert werden oder
– das System mal löscht und mal archiviert.
Gibt es dazu mehr Informationen irgendwo?
Ist doch oben erläutert mit Verweis auf die Lizenzierung genau erläutert. Ob die EntraID weiterhin besteht ist irrelevant (für den Sachverhalt hier).