Exchange Online-Bug zeigt [External] im Betreff von Mails an (23.7.2025)

Kurze Information für Nutzer und Administratoren von Exchange Online-Postfächern. Es gibt wohl einen Bug in Exchange Online, der dazu führt, dass der Begriff "[EXTERNAL]" im Betreff aller Mails erscheint. Administratoren zeigen sich verunsichert, weil sie wissentlich keine Filterregel dafür eingerichtet haben. Microsoft hat den Bug bereits bestätigt. Ergänzung: Der Bug müsste seit 10:00 Uhr gefixt sein.

Diverse Lesermeldungen am Morgen

Ich bin regelrecht beim Abrufen meiner Mails und der Social Media-Kanäle für Leserrückmeldungen überrascht worden (danke für die Hinweise). Marcel S. schrieb mir in einer privaten Nachricht auf Facebook: "Hi Günter, Microsoft hat bei M365 seit heute Nacht eigenständig [Extern] im Betreff hinzugefügt. Eine entsprechende Ankündigung hab ich nicht gefunden." Damit konnte ich aber wenig anfangen und hatte nachgefragt. Marcel hat einen Screenshot geschickt, der das Ganze dann verdeutlicht.

Die Mail weist den Prefix [EXTERN] im Betreff auf, soll wohl suggerieren, dass diese Nachricht von extern empfangen wurde.

Im Postfach sind dann bereits ein halbes Dutzend Mails von diversen Nutzern eingegangen, die ebenfalls auf das Problem hinweisen. R. Ralf E. schrieb mir, dass seit letzter Nacht im Betreff von E-Mails [External] stehe. Er hat einen Support-Fall bei Microsoft eröffnet, und die folgende Antwort erhalten:

„Dear Admin,

We hope this message finds you well.

Thank you for bringing to our attention the issue regarding the unexpected addition of "[EXTERNAL]" to the subject lines of certain emails. We understand how disruptive this can be to your daily operations, especially when no recent changes have been made on your side.

We want to assure you that you are not alone in experiencing this behavior. We have received a significant number of similar reports from other customers, and our engineering team is actively investigating the root cause. At this time, we are treating it with high priority.

We truly appreciate your patience and cooperation as we work to resolve this. Our team is committed to providing a clear and comprehensive update as soon as more information becomes available.

We sincerely apologize for any inconvenience this may have caused and thank you for your continued trust in Microsoft Support. Please rest assured that we are fully dedicated to resolving this issue as quickly and thoroughly as possible.

Best regards,"

Da dürfte es bei Microsoft einen Sturm an Meldungen gegeben haben. Ein weiterer Nutzer schrieb, dass problematisch an der Geschichte sei, dass nun interne Systeme von deren IT als extern deklariert wurden, was zu Verunsicherung unserer User geführt habe.

Dort werden externe Mails über einen konfigurierten gelben Warnbanner (siehe obiges Bild) gekennzeichnet, während interne Mails durch Ausnahmeregelungen nicht  gekennzeichnet werden. Der Hinweis [Extern] hat die Leute verunsichert und die Nachrichten mit den "hässlichen Betreffzeilen" seien im CRM-Systemen gelandet, schrieb der Nutzer.

Microsoft bestätigt – und behebt

Enno hat mich auf X dann kontaktiert und den in nachfolgendem Screenshot gezeigten Auszug aus dem Administrator-Bereich gepostet. Microsoft hat bereits das Problem unter der Issue ID Ex1120259 bestätigt.

Es ist also bekannt und wird derzeit untersucht. Das Ganze wird auch bei reddit.com diskutiert, wobei ich dort den Eintrag so interpretiere, dass das Problem inzwischen im betreffenden Tenant gefixt ist. Auch Enno, der mir obigen Screenshot geschickt hat, schreibt, dass der Bug seit ca. 10:00 Uhr deutscher Zeit behoben sei. Die Störung scheint vom 22. Juli 2025 zwischen 23:35 Uhr und 23. Juli 2025 ca. 10:00 Uhr deutscher Zeit aufgetreten zu sein. Kann das jemand bestätigen, dass es auch bei anderen Betroffenen wieder behoben ist?