Seit Juni 2025 rollt Microsoft eine Funktion aus, die dafür sorgt, dass Microsoft 365-Apps ihre Backups auf OneDrive speichern. Mich interessiert, wie ihr als Administratoren das gelöst habt? Wird das für die Benutzer – mit allen Implikationen – einfach zugelassen. Oder wurden Richtlinien konfiguriert, die das Speichern von Backup auf OneDrive verhindern?
Worum geht es bei MS 365 App-Backups?
Das Thema steht bei mir seit Wochen auf der Agenda. Im April 2025 kündigte Microsoft an, dass Microsoft 365-Anwendungen berechtigte Benutzer über die Nachrichtenleiste in Word, Excel und PowerPoint auffordern, Dateien in OneDrive zu sichern.
Es betraf Organisationen deren Benutzer nicht in Known Folder Move (KFM) registriert sind und die Meldung ("SICHERN SIE DIESES DOKUMENT: Teilen Sie diese und andere Dateien mit OneDrive und arbeiten Sie mit anderen zusammen") erhalten.
Microsoft hat den betreffenden Artikel MC1053121 – Microsoft 365 apps: We will prompt users to back up their files in Microsoft OneDrive (new info) dann nochmals zum 26. Juni 2025 aktualisiert und die Zeitleiste angepasst.
Das Rollout sollte seit Anfang Mai 2025 begonnen haben und Ende Juli 2025 komplett für alle Kunden umgesetzt worden sein. Ich hatte das Thema bereits im April 2025 im Blog-Beitrag MS365-Apps fordern zur Datensicherung in OneDrive auf; Zwei GPOs für OneDrive werden entfernt angesprochen.
Habt ihr das mit GPOs abgedreht?
Administratoren in Unternehmen können diese Aufforderungen mithilfe von Richtlinien verwalten oder blockieren. Weitere Details und Hinweise lassen sich im alten Blog-Beitrag Speichert Outlook.com Anhang in OneDrive? Microsoft 365 nutzt OneDrive ab März 2025 sowie im Microsoft 365 Message Center unter der Message ID MC1059667 abrufen. Hans Brender hat das Thema ebenfalls in diesem Blog-Beitrag aufgegriffen.
Wie sieht es bei euch aus? Wurde die Speicherung in OneDrive blockiert, oder können die Nutzer die Dateien in die (US-)Cloud auslagern? Und wie handhabt ihr das mit dem Speicherbedarf einzelner Nutzer, wenn diese ihre Dokumente aus Microsoft Word, Excel oder PowerPoint in ihrem OneDrive speichern. Irgendwann wird der Quota-Wert erreicht, und dann müsste gelöscht werden. Oder habe ich was übersehen?
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MVP: 2013 – 2016
Wir haben kein Microsoft 365 und auch kein OneDrive mehr, dort wo einst der Windows Server SMB 2022 steht, jetzt ein Ubuntu Server und falls wir mal etwas Online benötigen haben wir pCloud auch der Schweiz.
Wir haben noch mal 500 GB per Lifetime mit dazu genommen, weil wir auch hin wieder ein paar größere Sachen Tauschen müssen.
Also bis die Quota bei einer E3 erreicht ist, muss da schon sehr viel "Müll" drin landen, denn da reden wir von 5TB je Benutzer. Wird die Quota von "ab" 4,5TB erreicht, kann für diese Identität sogar das Limit auf 25TB erhöht werden (https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/change-user-storage?utm_source=chatgpt.com).
Da gab es in der Vergangenheit nach irgendeinem Office Update plötzlich die Option, dass als Ziel von "Datei speichern" OneDrive als Standardoption ausgewählt wurde. Wollte man woanders speichern musste man das explizit auswählen. Fies dabei war, dass das auch dann so war, wenn man eine vorhandene Datei vom lokalen PC bzw. Netzlaufwerk geöffnet hat und die dann speichern wollte. Wenn man nicht aufgepasst hat landete die dann im OneDrive.
Das konnte man dann glücklicherweise wieder auf "Standardmäßig auf PC speichern" umstellen, auch per GPO.
Bei uns ist das per GPO deaktiviert, zumal wir zwar Office 365 nutzen, aber mit lokalem Exchange. OneDrive ist nicht in Verwendung.
Das war hier auch so, und OneDrive wurde auf magische Weise dazuinstalliert obwohl es vorher explizit deinstalliert worden war. Sie versuchen es immer wieder und das wird nicht das letzte Mal gewesen sein.
Die kannst es aber Explizit in den Einstellungen so angeben, dass es in einen anderen Ordner umgeleitet wird und nicht in die Cloud gespeichert wird. Aufwendig wird es bloß, wenn du das bei 50-100 PCs machen musst.
Passende GPO für die Office Einstellungen erstellen und dann auf die entsprechenden OUs ausrollen finde ich jetzt nicht wirklich aufwändig. Da spielt es dann auch keine Rolle, ob das 5 oder 500 Geräte sind, die Arbeit macht man sich nur einmal.
Bei Bekannten war das Problem, dass die Dokumente da im One-Drive der Schule vom Kind gespeichert wurden. Da war neben Geburtstagseinladungen auch ein Brief ans Finanzamt dabei. Den wollten die eigentlich nicht mit den Lehrern Teilen ;-)
Wir haben das auch alles abgestellt, auch wenn wir aktiv OneDrive verwenden. Es ist weder Standard Pfad noch kann der User known folder umleiten usw. Hauptgrund ist aber damals schon gewesen, es für den Standard work Benutzer sehr komplex ist, zu verstehen was womit gemeint ist.
Wir haben alles was mit onedrive zu tun hat per gpo gesperrt (zumindest das was möglich ist), weiterhin läuft ein Script welches prüft ob der Onedrive Client installiert ist und entfernt diesen. Im Trusted Center in den Office Apps sind connected experiences deaktiviert. Für den Fall der Fälle ist onedrive.exe nochmal explizit blacklisted.
Und trotzdem würde mich es überhaupt nicht wundern, dass irgendwann das Ding wieder da ist und der Upload möglich ist.
Zum Glück sind die noch nicht auf die idee gekommen den Onedrive Client direct in den Office Apps hardzucoden.
Es ist immer interessant wie verflixt leicht es gemacht wird seine Daten hochzuladen anstatt sie lokal zu behalten.
Die Entscheidung, Microsoft Cloud Produkte wie O365 Apps, Exchange Online usw. zu nutzen, wurde getroffen. Kann man gut oder schlecht finden, aber anderes Thema. Unter der Bedingung ist es für mich doch nur konsequent, dann auch OneDrive zu nutzen. Dass Microsoft dafür dann überall Werbung macht, wenn man es nicht nutzt, passt das dann auch ins Bild. Wir migrieren bei uns aktiv von Workfolder zu OneDrive. Warum einen Dienst von Microsoft nutzen und einen anderen mit Aufwand blockieren wollen?
Weil man sich weiter in die Tasche lügen möchte, dass man sich doch gar nicht auf Gedeih und Verderb von für immer und ewig verfügbaren Onlinediensten im Ausland abhängig gemacht hätte?