Office 365-Lizenzierung: Die Geldverschwendung in Firmen

Für Anbieter sind Abomodelle die reinste Gelddruckmaschine. Es wird ein Paket mit zig unnötigem Zeugs geschnürt und dem Kunden angedient. Führt dazu, dass die Kunden viel Geld für etwas bezahlen, dass sie weder brauchen noch nutzen. Eine aktuelle Studie von CoreView zeigt jetzt, was Unternehmen an überflüssigen Kosten für Office 365 durch den Schornstein an Geld abfackeln.


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Ein alter Artikel aus 2016

Ich hatte das Ganze schon mal 2016 hier im Blog. Der Blog-Beitrag Software-Müll kostet USA und GB 34 Milliarden $ bringt es gut auf den Punkt. Es gibt bei Software einen Geschäftsansatz, der den Anbietern richtig Kohle in die Kassen spielt, aber für die Unternehmen richtig ins Geld geht: Es geht um lizenzierte, ggf. installierte, aber immer bezahlte, und doch nie gebrauchte Software – ich verwendete im Artikel den Begriff “Software-Müll”.

Die Information fand sich im Software Usage and Waste Report 2016bei ZDnet.com hatte man aber die Kernaussagen herausgezogen. Im Report wurden 149 Unternehmen aus 16 Industriezweigen mit 4,6 Millionen Nutzern einer Analyse unterzogen. Spezielle Lizenztypen wurden in der Untersuchung nicht berücksichtigt, aber die allgegenwärtigen Cloud-Abos wurden einbezogen. Im damaligen Artikel kann man nachlesen, welche Software bezahlt, aber nie genutzt wird. Adobe (Adobe InDesign, 55 %) und Microsoft (Microsoft Visio, 47 %, Microsoft Project Professional, 46%) sind mit ihren Abos ganz vorne dabei.

Euro-Noten
(Quelle: Pexels CC0 Lizenz)

So werden häufig Adobe-Produkte installiert (wohl im Rahmen einer Cloud-Lizenz), die einfach nicht erforderlich wären. Auch Microsoft ist mit seinen Visio und Project-Anwendungen im Office-Umfeld dabei (dürfte den Office365 Abos geschuldet sein). Im Report hat man dann mal berechnet, was die installierte, bezahlte aber nicht genutzte Software so kostet – und ist auf 34 Milliarden US $ gekommen. Auch wenn der Betrag mit Vorsicht zu betrachten ist, zeigt er den Abgrund auf.

Neue CoreView Studie mit neuen Zahlen

Die Tage ist mir die Studie von CoreView unter die Augen gekommen. Der Anbieter befasst sich mit der Lizenzoptimierung, unter anderem für Microsoft Office 365. Muss man im Hinterkopf behalten, wenn man die Aussagen bewertet. Trotzdem sind diese nicht von der Hand zu weisen.

Laut Gartner nutzt derzeit jeder fünfte Unternehmensmitarbeiter Microsoft Office 365-Dienste. Tatsächlich ist Office 365 der am häufigsten genutzte Cloud-Service, gemessen an der Anzahl der Nutzer. Untersuchungen von Bitglass haben ergeben, dass Office 365-Nutzer mehr als die Hälfte der 81 Prozent aller Unternehmen ausmachen, die den Wechsel von standortinternen Daten zu Cloud-Diensten vollzogen haben. Darüber hinaus berichtete Microsoft zum 20. GJ Q1, dass Office 365 monatlich über 200 Millionen aktive Benutzer zählte.

Wo Licht ist, ist auch Schatten. In seiner Studie beleuchtet CoreView daher die Situation der Unternehmen im Kampf zwischen Software as a Service (SaaS) und der Lizenzierung der betreffenden Dienste. Wird wirklich alles, was da lizenziert und bezahlt wird, gebraucht, oder gibt es Lizenzverschwendung?

Steigerung der Unternehmensproduktivität oder nur teuer?


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Die Einführung der Cloud und der Enthusiasmus für Office 365 verspricht eine allgemeine Steigerung Unternehmensproduktivität und des Mitarbeiterengagements. Ob das so der Fall ist, steht in meinen Augen auf einem anderen Blatt. Die Cloud-Transformation stellt die Unternehmens-IT auch vor neue Herausforderungen. So kämpfen, laut CoreView, inzwischen viele Organisationen mit dem Problem, die Ausgaben für Office 365-Lizenzen für ihre Mitarbeiter zu optimieren. Es gibt drei häufige Fehler, die Unternehmen mit ihren Office 365-Lizenzen machen:

  • Man ist vorsichtig und kauft schlicht zu viele Lizenzen, die eigentlich nie gebraucht werden;
  • Man zahlt für inaktive Lizenzen, anstatt sie neuen Benutzern zuzuweisen, die neu eingestellt wurden.
  • Es werten Lizenzen gekauft, die Anwendungen enthalten, die nicht auf die aktuelle Nutzung durch Mitarbeiter abgestimmt sind.

In allen Fällen bedeutet da, dass die Unternehmen Geld zum Fenster heraus werfen. CoreView gibt an, dass 56% der Office 365-Lizenzen unnötig bezahlt werde. CoreView nennt folgende Zahlen:

  • Office 365 E1: 37% sind inaktiv und 39% sind nicht zugewiesen
  • Office 365 E3: 12% sind inaktiv und 42% sind nicht zugewiesen
  • Office 365 E5: 23% sind inaktiv und 27% sind nicht zugewiesen

Erstaunlich ist für mich, dass bei den ‘kleinen Paketen’ die Überbuchung am höchsten ist, während sie bei den E5-Abos für Großunternehmen sinkt. Microsoft als Anbieter freut das natürlich – und die tun alles, um die Kunden mit entsprechenden Abos zu knebeln.

Für Unternehmen ist es, laut CoreView, wichtiger denn je, ihre Office 365-Lizenzen strategisch zu verwalten, die Produktivität zu maximieren, indem sie die erworbenen Lizenzen bestmöglich nutzen, und ihr Cloud-Budget effektiv einzusetzen. Nicht jeder Mitarbeiter braucht die volle Breitseite an Office 365-Paketen.

Nutzer hadern mit Anwendungen

Interessant ist auch, dass die Benutzer in Unternehmen auch mit der Akzeptanz diverser Office 365-Anwendungen so ihre Probleme haben. Dann wird das Zeugs nicht genutzt – oder schlicht auch nicht gebraucht. Die Einkäufer der Unternehmen langen oft zu und buchen ein Kontingent an Office 365-Lizenzen, das völlig überdimensioniert ist. Stimmen die Anforderungen ihrer Mitarbeiterprofile nicht mit dem richtigen Lizenzpaket überein, wird Geld verschwendet.

Aussage aus der Studie: 44 % der Lizenzen sin entweder nicht ausgelastet oder überdimensioniert. Eine Aufschlüsselung der CoreView-Daten nach den drei wichtigsten Lizenzebenen ergibt folgendes Bild:

  • Büro 365 E3: 16% könnten, basierend auf der Nutzung von Mitarbeiteranwendungen, auf E1-Lizenzen reduziert werden.
  • Office 365 E5: 38% könnten basierend auf der Nutzung von Mitarbeiter-Anwendungen, auf E1-Lizenzen reduziert werden.

Der ganz lesenswerte Bericht geht davon aus, dass eine bessere Verwaltung  inaktiver Lizenzen und Abstimmung auf die Notwendigkeiten die Gesamtkosten von Office 365 in Unternehmen um 14% senken können.

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6 Antworten zu Office 365-Lizenzierung: Die Geldverschwendung in Firmen


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  2. Kulfadir sagt:

    Das gerade günstige Lizenzen gekauft und nicht verwendet werden, verwundert mich nicht.
    Bei uns wurden auch jede Menge günstige, ungenutzte Lizenzen gekkauft um einen Preisvorteil bei den teureren Lizenzen zu bekommen. Leider ist das von MS auch genauso vorgesehen.
    Außerdem wird man häufig bei einigen Anwendungsszenarien zu einer bestimmten Lizenz gezwungen obwohl man, das Mehr an Funktionen gar nicht benutzen möchte.

  3. Chris sagt:

    Grundsätzlich bin ich kein Freund von “Abo” Modellen, ich sehe es trotzdem etwas anders was die Verschwendung angeht, eine Statistik erzählt immer nur das was der Ersteller auch erzählen will.

    Manchmal macht es kein Sinn die kleineren Office Varianten zu buchen, wenn man auf der anderen Seite seinen Volumenrabatt (aufgrund einer evtl. vorhandene Reduzierung) für die höheren Versionen verliert.

    Darüber Hinaus wird jeder Admin versuchen die Versionen so einheitlich wie möglich zu halten. Ein Grundsetup für einen PC zu haben spart hinten raus viele Zeit, Geld sowie Nerven.

    Die laufenden Verwaltung der Lizenzen und der Supportaufwand pro Clients ist ebenfalls geringer.

    Wer sich zu Tode administrieren will kann aber natürlich auch versuchen alles auf den Punkt genau zu managen, aber genau wegen sowas werden dann am Ende die Lizenzen nicht wieder richtig zugeordnet und stattdessen neu zusätzlich gekauft.

    Und das war vorher auch schon so, da wurde für Access Office Pro für alle geholt, obwohl viele mit Office Standard ausgekommen wären. Das ist also keine Sache die jetzt wegen den Abo Modellen auftaucht.

    • Carsten sagt:

      Was “Access” betrifft: Microsoft ist bei “Access” eine Zeit lang einen Zickzack-Kurs gefahren. Wusste man früher, dass “Access” nur in Office Professional enthalten war, nicht aber in Office Standard, so war es bei Office Business Premium anfangs nicht enthalten, sondern nur in Office Professional Plus. Irgendwann tauchte “Access” dann auch in Office Business Premium auf.

      Von weiteren Seltsamkeiten (Business Premium enthält ein Exchange-Postfach, kann aber nicht auf einem Terminalserver genutzt werden – dafür braucht man eine Professional Plus-Lizenz, die aber kein Exchange-Postfach enthält, weshalb man dafür zusätzlich eine Business Essentials-Lizenz erwerben muss) gar nicht zu reden.

    • MikeX sagt:

      100% Zustimmung.

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  5. Seita sagt:

    Wiso muß ich bei dem Satz:
    Es wird ein Paket mit zig unnötigem Zeugs geschnürt und dem Kunden angedient.
    an Windows 10 denken.
    :-)

  6. Reto Felix sagt:

    Bei Office 2010 und evtl. 2016 waren Gruppen Richtlinien auch in den günstigeren Versionen vorhanden.
    Bei Office 2019 und Office 365 ist dies nun noch bei den teuerer Versionen funktionsfähig.
    Ich brauche kein Access an jedem Arbeitsplatz.
    Ich muss jedoch per GPO die Makrosicherheit vorgeben. Somit bleiben nur noch die teurern Versionen übrig.
    Dies ist günstiger aus eine Virusbefall per Office Makro.

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