Kurze Information für Administratoren im Firmenumfeld zu Outlook PST-Dateien. Microsoft beendet die unbeschränkte Unterstützung zur Speicherung der PST-Datendateien auf OneDrive for Business und auf SharePoint Online. Hintergrund ist, dass es einerseits Probleme gibt und zweitens der Speicherplatz auf den Cloud-Medien exponentiell ansteigt. Künftig werden maximal Änderungen für 30 Tage vorgehalten.
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Eine Outlook-Datendatei (PST, steht für Personal Store) enthält Nachrichten und andere Outlook Elemente. PST-Dateien werden auf dem Client gespeichert. Microsoft hat in diesem Artikel einige Informationen zu PST-Dateien veröffentlicht. Es gibt aber die Möglichkeit, diese PST-Dateien auch auf Netzwerkfreigaben oder in der Cloud zu speichern. OneDrive for Business und auf SharePoint Online boten wohl diese Möglichkeit.
Administratoren nutzen wohl die Möglichkeit, die verschiedenen Versionen von PST-Datendateien in der Cloud auf OneDrive for Business oder auf SharePoint Online zu speichern (zum Versioning auf SharePoint gibt diesen Microsoft-Artikel).
Im Blog-Beitrag Outlook, die Juni 2020-Updates und PST-Probleme? hatte ich bereits angedeutet, dass die Speicherung der PST-Datendateien auf Netzwerkfreigaben immer für Ärger gut ist (siehe auch diesen Beitrag auf LinkedIn). Wenn ich mich nicht täusche, verwendet man inzwischen eine Offline-Outlook-Datendatei (OST), um eine synchronisierte Kopie der Postfachinformationen auf dem lokalen Computer zu speichern.
Microsoft beendet Cloud-Speicherung
Bereits zum 17. Mai 2021 hat Microsoft im Message-Center die Benachrichtigung MC256835 eingestellt, um Tenants über die Einführung einer so genannten "PST-Versionsaufbewahrungsrichtlinie" zu informieren. Mit ist die Nacht ein Tweet von Raphael Koellner untergekommen, in dem er darauf hinweist, dass Microsoft die Speicherung von PST-Datendateien in OneDrive for Business und SharePoint Online Bibliotheken beenden will.
Raphael Koellner hat die Details in diesem Blog-Beitrag in Deutsch aufbereitet und zitiert die Meldung aus dem Admincenter.
MC277809 aus August 2021 , MC256835 aus Mai 2021
Was passiert nun?
"Wie in MC256835 (Mai '21) mitgeteilt, wird der Dienst ab dem 16. August 2021 Versionen von PST-Dateien, die in OneDrive for Business und SharePoint Online Team Site-Dokumentenbibliotheken gespeichert sind, für 30 Tage aufbewahren.
Mit dieser Änderung wird verhindert, dass frühere Versionen von PST-Dateien den verfügbaren Speicherplatz schnell aufbrauchen. Die Änderung wirkt sich nur auf frühere Versionen von PST-Dateien aus, die in Ihrem Dokumentenbibliothekspeicher gespeichert sind.
Problem ist wohl, dass jede Änderung in Outlook gleich mehrere Kopien in den Bibliotheken der Cloud-Speicher erzeugten, was einerseits den Speicherplatz exponentiell belegte. Zudem kam es zu Problemen beim Zugriff auf diese PST-Dateien. Wenn ich den Artikel von Raphael Koellner richtig interpretiere, speichern die beiden Cloud-Dienste die Änderungen in den PST-Datendateien nur noch für 30 Tage.
Dieser englischsprachige Beitrag von Office 365 IT Pro geht ebenfalls auf das Thema ein. Und hier beschreibt Microsoft, wie man Outlook PST-Datendateien von OneDrive entfernt.
Zusätzliche Anmerkung: Zum 16.8.2021 hat Microsoft auch das Dokument Übersicht über das Importieren von PST-Dateien Ihrer Organisation veröffentlicht.
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2015
Altes Problem in neuen Gewand, schon immer sollte man das speichern von .pst Archiven auf Netzlaufwerken und Servergepeicherten Profilen verhindern und dies maximal auf den Client PCs zulassen. Ansonsten darf man sich nicht wundern warum die Backupgröße extrem ansteigt, denn statt das Postfach aufzuräumen sind User dazu geneigt einfach alles zu archivieren wenn Sie an die Speichergrenze ihrer Postfaches kommen.
Dazu kommt, PST Dateien können nicht inkrementell gesichert werden, sondern immer nur voll. Dafür reicht schon der reine Aufruf einer PST Archivdatei, ohne darin was neu abzulegen, was faktisch bei jedem öffnen von Outlook passiert. Ergo, wird eine PST Datei bei jedem Backupvorgang immer voll gesichert, und in der Cloud werden am Tag sicher mehrere Backups laufen.
Schön zu sehen, das die Cloud doch nicht die Lösung aller Probleme ist sondern auch mit den selben Problemen zu kämpfen hat wir die guten alten on premise Lösungen.
Ja genau so sehe ich das auch.
Also seit Server 2012 unterstützt Microsoft Deduplizierung. Auch moderne Backup Hardware und Software tut das. Natürlich kann man wegen Deduplizierung Bauchschmerzen haben. Ein kaputtes Bit und ggf. sind hunderte Gigabyte an Daten nur noch Müll – aber gut – in den Jahren wo ich das nutze gab es noch keine korrupten Daten wegen der Deduplizierung. Und damit kann man eine pst-Datei tausend mal speichern und die verbraucht nur einmal Platz.
Also warum sollte gerade in der Cloud so eine Technik nicht zum Einsatz kommen? Genau hier macht es doch Sinn. Pst-Dateien sind Microsoft schon lange ein Dorn im Auge, weil die Anwender nicht davon weg wollen, während MS deswegen Outlook nicht komplett eindampfen kann. MS hätte doch so gerne ein OWA-Only…
Also ich halte das ganze mit dem Speicherplatz für eine glatte Lüge um endlich pst-Dateien loszuwerden…
" PST Dateien können nicht inkrementell gesichert werden, sondern immer nur voll."
Das stimmt wohl nicht so ganz. Ich sehe das an der Duplicati-Sicherung meiner PST-Datei, das funktioniert so schnell, daß unmöglich jedesmal die gesamte PST-Datei gesichert werden kann.
" PST Dateien können nicht inkrementell gesichert werden, sondern immer nur voll."
Üblicherweise arbeiten Backups heute blockbasiert. Es werden also nur die geänderten Blöcke übertragen, selbst die Windows Server Sicherung macht das so, wenn man sie richtig konfiguriert! Oft geht das aber nur wenn man ganze Laufwerke bzw. Volumes sichert. Ansonsten ist es natürlich trotzdem Käse die PST auf einem Netzlaufwerk zu speichern.
Wie lang werden denn für andere Dateien die verschiedenen Versionen aufbewahrt? Unterschiede OneDrive 'Personal' und OneDrive für Business (o365)?
Ich lege in Public Clouds Nichts unverschlüsselt ab was ich für wichtig halte (Integrity, Confidentiality) – aber mit Cryptomator kann ich die beiden Punkte umsetzen und die Availability von OneDrive ist IMO ausgesprochen gut.
Versionierung ist nicht auf die Dauer ausgelegt sondern eine Anzahl. Bei SPO und OD4B ist default 500 Versionen. Kann jedoch nach oben und unten angepasst werden.