Ist die Suche bei Microsoft 365 in Outlook kaputt? (März 2023)

[English]Kurzer Hinweis und auch Rundfrage in den Kreis der Leserschaft nach Betroffenen. Ich habe Hinweise, dass bei Outlook-Nutzern aus dem Kreis der Microsoft 365-Kunden die Suche nicht mehr funktioniert. Das Problem sei Microsoft bekannt, man könne nichts tun, habe es vom Support geheißen.


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Eine Lesermeldung

Ich habe am gestrigen Freitag (31. März 2023) in einer privaten Meldung von Tobi Tecci auf Facebook die Rückmeldung erhalten, dass es Probleme mit Outlook für Microsoft 365 gebe. Er arbeitet als IT-Dienstleister/Administrator und ist damit konfrontiert, dass seine Kunden mit Outlook in Probleme liefen. Tobi schrieb mir dazu:

Moin Günter.

Bei allen Kunden die MS365 Apps nutzen, geht die Suchfunktion nicht mehr in Outlook. Der Support von MS sagt, dass es ein globales Thema ist, was aktuell nicht gelöst werden kann.

Kennst du das Thema?

Hatte ich bisher hier im Blog aus der Leserschaft noch nichts vernommen. Es gibt lediglich von Florian den Kommentar hier zum Artikel Leitfaden von Microsoft zur Outlook-Schwachstelle CVE-2023-23397:

Hallo, mal etwas anderes in den Raum geworfen. Wir mussten den Patch auf vielen Rechnern wieder entfernen da Outlook unbenutzbar wurde.
Teilweise ließ sich Outlook nicht mehr starten, einfrieren von Outlook und stellenweise Probleme mit Anhängen. All diese Probleme waren direkt nach deinstallieren des Patchs wieder behoben.

Ist aber ein anderes Fehlerbild und wurde bisher nicht durch andere Leser bestätigt. Florian vermutet, dass es ggf. an deren Proxy-Server liegt – hier habe ich noch keine weitere Rückmeldung. Auf spiceworks.com gibt es diesen Community-Post mit Thread-Start zum 28. März 2023, der vom Fehlerbild her passt:

Happy Monday

all of a sudden this morning my search in Outlook (O365)  is not working .

no matter what I search "no results found "

Anyone else having this issue .

Yes I checked for Updates and did a power cycle .

thanks in advance

Der Vorschlag war dort, den Index neu aufzubauen, was bei diesem Nutzer geholfen hat.

Ein Microsoft-Supportbeitrag

Ich habe dann mal die Microsoft Supportseite Fixes or workarounds for recent issues in Outlook for PC aufgesucht, wo Microsoft Probleme mit Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 und Outlook 2013 auflistet.

Outlook Fixes and Issues

Und in der Tat gibt es dort einen Eintrag No results when searching in Outlook with Suggested Searches for specific queries vom 30. März 2023, der sich auf Outlook for Microsoft 365 bezieht. Dort schreibt Microsoft:

ISSUE

When users search in Outlook for Windows selecting specific queries from the Suggested Searches they see "No results". This is affecting users working with non-English versions of Windows and M365 Apps.

Not all Suggested Searches queries will fail. We are currently aware of the failures below, but other languages might be affected:

German:

Invalid suggested query: an:"user@contoso.com"
Working query: bis:"user@contoso.com"

Wählen Benutzer in Outlook für Windows bestimmte Abfragen aus den Suchvorschlägen aus, sehen sie "Keine Ergebnisse". Dies betrifft Benutzer, die mit nicht-englischen Versionen von Windows und M365-Apps arbeiten. Microsoft schränkt zudem ein, dass nicht alle Abfragen der vorgeschlagenen Suche fehl schlagen. Derzeit sind Microsoft die nachfolgend aufgeführten Fehler für deutschsprachige Nutzer bekannt:


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Ungültige vorgeschlagene Abfrage: an: "user@contoso.com"
Funktionierende Abfrage: bis: user@contoso.com

Es können aber auch andere Sprachen betroffen sein – Microsoft listet eine Reihe weiterer Sprachen mit entsprechenden Fehlern auf. Im Supportbeitrag schreibt Microsoft, dass das Problem nach ersten Untersuchungen darauf zurückzuführen zu sein scheint, dass die vom Outlook-Client verwendete Abfrage nicht mit dem Ausdruck auf Dienstebene übereinstimmt. Dadurch schlägt die Suche fehl. Während das Technikteam das Problem untersucht und an einer Lösung arbeitet, gibt es Umgehungsmöglichkeiten:

  • Benutzer können die ungültige Abfrage manuell ändern, um richtige Suchergebnisse zu erhalten, indem sie die oben genannten Abfragen verwenden.
  • Die Benutzer können die lokalisierte Abfrage (in der Landessprache) ersetzen und durch die englische Entsprechung ersetzen.

Zudem gibt Microsoft an, dass die temporäre Abschaltung von Server Assisted Search hilft, da dann die Windows Desktop-Suche verwendet wird. Dazu ist folgender Registrierungsschlüssel im Registrierungseditor zu öffnen:

HKEY_CURRENT_USER\software\policies\Microsoft\office.0\outlook\search

Dort ist der 32-Bit-DWORD-Wert DisableServerAssistedSearch auf 1 zu setzen. An dieser Stelle interessiert mich, ob es weitere Betroffene gibt und ob die Rückmeldung von Tobi mit obigem Supportbeitrag korrespondiert?

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19 Kommentare für “Ist die Suche bei Microsoft 365 in Outlook kaputt? (März 2023)”

  1. kann den Fehler nachstellen, der Workaaround von MS ist auch nicht optimal, statt keine Ergebnisse anzuzeigen, kommt dann der Hinweis : Keine Ergebnisse für "an:xxx@xxx.com" gefunden, zeige Ergebnisse für "xxx.xxx.com", das zeigt dann alle Mail mit der E-Mail-Adresse an, egal ob "von" oder "an" xxx.xxx.com,

    Klingt ja ein wenig als hätte da jemand bei Lokalisierung einen Übersetzungsfehler eingebaut, nicht "to" als "an" sondern als "bis" übersetzt.

  2. Hm… bei mir funktioniert die Suche in Outlook ohne Problem. Sowohl die Suchvorschläge als auch eigene Suchanfragen. Scheint wohl kein Problem zu sein, welches wirklich bei allen auftritt.

    Microsoft® Outlook® für Microsoft 365 MSO (Version 2302 Build 16.0.16130.20298) 64 Bit

  3. Entschuldigt, aber wieso kommt ihr jetzt erst darauf? Die Outlook suche ist doch schon seit über einem Jahr "kaputt". Seitdem die Suche an den oberen Fensterrand verschoben wurde, sind die Ergebnisse unvollständig oder gar nicht erst vorhanden.
    Besonders schlecht funktioniert die Suche mit (neu) eingebundenen PST-Dateien. Absolute Katastrophe!

    Den Indizierungsindex neu zu generieren, schafft manchmal Abhilfe.

    Bestandsinstallationen sind davon weniger betroffen als komplett neue Installation von Windows + Outlook365. So viele Tickets, wie ich Beschwerden bekomme, kann ich bei Microsoft gar nicht schreiben …

  4. Habe noch nie in irgendeinem Outlook irgendeine Mail wiedergefunden. Es ist zum Heulen.

    Benutze dafür immer andere Apps, wenn es möglich ist.

    • Ja, die Suchfunktion in Outlook war schon immer…

      Viele Nutzer nutzen intuitiv das Suchfeld, obwohl man eigentlich erst mit den Filtern (An, Betreff) überhaupt erstmal richtig suchen kann. Wobei selbst das nicht richtig funktioniert.

      Keine Ahnung wie die Mails genau indexiert werden, aber das muss auch total Scheiße passieren. Ich hab teilweise das Gefühl, dass das Modell was dahinterliegt irgendwie nicht mit "Deutsch" klarkommt. Wobei ee Suche vmtl. mehrere Sprachen abdeckt und hier genau das Problem liegt. Teilweise werden Substrings gefunden/gebildet, die von der Wortaufteilung gar keinen Sinn machen. Teilweise findet man auch eine Domain gar nicht, obwohl man den Beginn korrekt eingegeben hat. Bei Absendern/Empfängern kommt Outlook wohl standardmäßig auch nicht auf die Idee, dass man gerade hier keine Präfixsuche machen sollte. Insb. bei externen Kontakten, wo man halt nicht die Adresse komplett im Kopf hat…

      Bei "Deutschland" wird z.B. die Mail beim Suchbegriff "deutsch", "land" gefunden, "eutsch" funktioniert dann nicht mehr. Bei "Mustermann Deutschland" muss man explizit z.B. "Mustermann Deutsch" eingeben, weil "Mustermann Deutschl" würde er nicht finden. Wobei das auch nur mit dem Suchfilter "An" so ist, wenn man den Suchfilter nicht nutzt und "freie Suche" macht, dann kommt die Suche damit klar. Wobei das auch wieder nicht immer der Fall ist..

      Wenn man nach "schreiben" sucht, dann wird "Anschreiben" gefunden. Was nicht gefunden wird ist z.B. "Mieteranschreiben". Hier müsste man nach "Anschreiben" suchen, damit er "Mieteranschreiben" findet. Das geht auch wieder nur in der freien Suche, mit "Betreff" sieht es anders aus, obwohl die freie Suche auch nur im Betreff Dinge findet.

      So ein unlogischer Scheiß…..

  5. Habe noch kein derartiges Problem festgestellt – egal wo.
    Nutze aber auch keine Webproxys.
    Suchen in Exchange Online Postfächern in Outlook funktionieren. Ergebnis kommt instant.
    Nur die lokale Suche in IMAP- oder POP- (also mit pst file) Postfächern ist seit jeher lahm und schlecht in Outlook. Das ist aber wohl nichts neues.

  6. Problem hat hier in einem 10.000-User-Betrieb zu massig Incidents geführt:
    Betroffene Sprachen: Deutsch und Russisch.
    Weiterer Workaround, der funktioniert: Nach "Keine Übereinstimmungen gefunden" auf "Suchtools -> Ältere Ergebnisse berücksichtigen" gehen und voila:
    Die Ergebnisse werden angezeigt, die vorher nicht gefunden wurden.
    PS: Ticket bei MS-Support ist erstellt, aber noch kein Feedback.
    Version 2208 Build 15601.20578 Click-to Run Semi-Annual Enterprise Channel

  7. Wir haben schon 2 Tickets zu dem Thema. Lösung gibt es noch nicht.
    Nachstellbar ist es in den semi-annual Versionen, wenn man in Gesendete Objekte nach einem Namen sucht und den vorgeschlagenen Namen aus dem globalen Adressbuch verwendet. Die Current Version soll wohl nicht betroffen sein.

  8. Wir haben ebenfalls seit dem letzten Patch Probleme mit der Suche in Outlook.

    Der RegKey scheint als "Workaround" zu funktionieren

  9. Das Problem kenne ich seit Office 2019. Es scheint aber nur bestimmte pst Dateien zu betreffen. Manchmal klappt die Suche, manchmal liefert die selbe Suche 0 Treffer. Habe alle workaround Vorschläge probiert, Problem bleibt. Lösung: alle Mails parallel in thunderbird abrufen und für Suche thunderbird benutzen 🤪

  10. Hey es kann sein, dass die Outlook-Suche tatsächlich wieder globale Probleme hat. Zuletzt war das der Fall, wenn ein neues Update released wurde. Man kann die Zeit aufjedenfall mit nem Suchplugin wie Lookeen überbrücken. Vielleicht hilft das ja dem ein oder anderen weiter :)

    LG

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