Outlook 365 beschädigt seit April 2023 PDF- und Office-Dateien

[English]Kurzer Nachtrag von dieser Woche. Mir wurde ein Hinweis zugetragen, dass Microsoft Outlook 365 seit April 2023 ständig Office-Dateien – und wohl auch PDF-Dokumente – beschädigt. Wer kein Backup hat, dem gehen ggf. Anhänge verloren – tödlich, wenn man Mails samt Anhang archivieren muss. Die Vermutung Microsofts, dass dies mit einem Windows-Update zusammen hängt und im Juni 2023 zum Patchday gefixt wurde, ist leider unzutreffend. Hier ein Überblick über das Problem.


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Ein Leserhinweis

Blog-Leser Christoph Stauffer hat mich die Woche in einer privaten Nachricht auf Facebook darauf hingewiesen, dass es ein gravierendes Problem mit Microsoft Outlook gebe (danke dafür – ich komme erst zum Wochenabschluss dazu, das hier im Blog aufzugreifen). Christoph schrieb dazu:

Hallo Günter,

vielleicht interessant für dich. Wir haben bei einem Kunden (150 User) das Problem, dass seit April [2023] Anhänge in Outlook plötzlich kaputt gehen.

Wenn du in dem [verlinkten Beitrag] auf Page 3 gehst, siehst du, dass Microsoft erst am 31.05. bestätigt, dass es sich um ein Update Problem handelt (Seite 3 ganz unten).

Auf Seite 4 kommen schon die ersten Stimmen, dass das Juni Update nicht hilft. Wir hoffen bei unserem Kunden das Beste und rollen heute aus.

Christoph hat mir einen Link auf den Microsoft Answers-Forenthread Outlook 365 keeps corrupting PDF and Office files vom 10. Mai 2023 gepostet. Dort schreibt jemand:

Since April we started a new EA agreement with Microsoft and added all of our users to E5 licenses of M365 on top of the E3 licenses they already had – we were told that the E3 licenses would disappear anyway.

We don't know if that is related, however since mid-April we started to have numerous users who find their email attachments to get corrupt in Outlook. Whether it's with Outlook 2016 or 365, and Windows 10 or 11 Pro, the symptoms are always the same: the size of the attachments decrease significantly and they cannot be opened in their usual application (Adobe PDF Viewer, Word, Excel, PowerPoint, etc.).

Attachments in emails are oftentimes received already corrupt and are therefore unusable, sometimes they are good to be viewed or opened, then later on get corrupt. Sometimes

the attachments get corrupt when their related emails get forwarded to other users (who also find corrupt attachments in the emails they received).

We noticed that Outlook sometimes get even in a state where no file can get attached to a new email, or no attachment from a received email can get saved on any drive.

Whenever a user tries to open a corrupt attachment, an error message similar to this appear: "there was an error opening this document. The file is damaged and could not be repaired". No useful details get logged in the Event Viewer, all we see at the time of the error is "An unexpected error has occurred".

We tried the SaRa diagnosis program on some users' workstations with no luck, the SaRa program gets to vanish before the issue is seen again.

We tried to run Desktop Outlook in Safe Mode, the issue has not been seen. We tried to disable all of our add-ins one by one in normal mode, the issue was seen with every add-in being disabled….

We have hundreds of users and are out of ideas. Can you please help.

Also auch hier seit Mitte April 2023 die Beobachtung bei Nutzern, dass die Outlook-Postfächer kaputt gehen. Ein Benutzer schreibt, dass Microsoft bestätigt habe, dass das Problem bekannt sei. Es wird vorgeschlagen, dass die Leute Office for Web-App (OWA) für den Zugriff auf Postfächer nutzen sollen.

Windows-Bugs als Ursache?

In einem Post auf dieser Seite vermutet Stéphane Lacasse, dass es mit dem Speichern-Bug im Windows-Update KB5023773 zusammen hängt. Dieser Bug kommt aber in Windows 10 und Windows 11 zum Tragen. Ich hatte im Mai 2023 das Thema im Abschnitt "Dateioperationen (Kopieren, Speichern) scheitern" im Blog-Beitrag Windows 10/11: Bekannte Probleme im Überblick (Mai 2023) angesprochen. Dort ist ausgeführt, dass es temporär Probleme mit Dateioperationen wie Kopieren oder Speichern von Dateien gebe.

Dieser Bug betrifft ein spezielles Szenario (Speichern, Kopieren oder Anhängen von Dateien mit 32-Bit-Anwendungen, die große Adressen berücksichtigen und die CopyFile-API verwenden). Dort heißt es aber auch, dass Microsoft Office-Anwendungen wie Microsoft Word oder Microsoft Excel sind nur betroffen, wenn Sie 32-Bit-Versionen verwenden. Dann erhalten Nutzer beim Sichern möglicherweise die Fehlermeldung "Dokument nicht gespeichert".  Tritt der Fehler auf, soll man die letzte Dateioperation wiederholen, schreibt Microsoft in seiner Empfehlung für einen Workaround.

Im MS-Answers-Forenthread schreibt David Williams8 auf dieser Seite, dass das Update KB5026513 (Preivew für Windows 10 Version 22H2 vom Mai 2023) als Problemverursacher gefunden wurde:

Our early testing has identified that if KB5026513 is uninstalled followed by a restart, PDFs can be opened without an issue. 3 Microsoft engineers we have spoken to did not know whether any KB was the cause of the issue. process was we ran in all May updates and then took KB5026513 out.

Microsoft Mitarbeiter Scott Xie schrieb dann auf Seite 3: Dies wird durch ein bekanntes Problem im Windows-Patch im April und Mai verursacht. Er stellt dabei auch auf das Kopieren-Problem, welches ich oben erwähnt habe, ab. In KB5026361 wird das auch als "Know Issue" aufgeführt. Es wurde vom Microsoft Mitarbeiter gesagt, dass dieses Kopieren-Problem mit dem Juni 2023-Sicherheitsupdate für die betreffenden Windows-Versionen gefixt werde.

Kein Fix durch Windows Juni 2023-Updates

Den Fix des Kopieren-Problems kann ich – zumindest was Microsofts Beschreibung der Updates vom 13. Juni 2023 betrifft – bestätigen. So ganz spontan ging mir aber "ob das wirklich der Kern des Eingangs beschriebenen Problems" durch den Kopf und es gab leise Zweifel, dass das wirklich hin haut.


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Im MS-Answers-Forenthread schreibt Menyelek Thomas zum 14. Juni 2023 (also nach dem Patchday) auf dieser Seite, dass die Juni-Updates nicht helfen:

Hi All,

We have installed the latest KB KB5027215 onw a windows 10 22h2 multi session vdi however we still appear to be experiencing the same issue, has anyone else tested the latest update ?

Und an dieser Stelle kommt eine Wende im Thema, die mein Bauchgefühl, dass es mit den Microsoft-Theorien zum File-Copy-Problem bei 32-Bit-Apps nichts zu tun hat, bestätigt. Denn Menyelek Thomas schreibt:

I can confirm that we are running the 64 bit outlook client Microsoft 365 MSO (version 2208 Build 15601.20660). Just to circle back on your comment are we saying that all previously opened attachments are now permanently corrupted and will experience the intermittent failure of opening / downloading from an email?

Er verwendet eine 64-Bit-Version von Microsoft Outlook 365 (Version 2208 Build 15601.20660), was nach der obigen Theorie den 32-Bit-Bug ausschließt. Trotzdem kommt es sporadisch zu kaputten Anhängen in Outlook. Weitere Nutzer bestätigen im oben verlinkten Thread, dass die Windows Juni 2023-Updates die Bugs nicht beseitigen. Samuel Westen schreibt, dass das Problem weiterhin besteht und die Windows-Updates die  Beschädigung von neu angehängten PDF-Dateien nicht verhindert habe.

Er weist darauf hin, dass das Problem mit beschädigten PDF-Dateien bei ihm auf einer Webplattform auftritt, die AmazonSES als E-Mail-Dienstanbieter verwendet. Und er fragt: "Gibt es etwas an der Beziehung zwischen AmazonSES, Outlook und der CopyFile-API, das dieses Problem verursacht?"

Bis zum Schreiben dieses Artikels habe ich im Microsoft Answers-Forenthread keinen HInweis auf einen Fix gefunden. Ist noch jemand aus der Leserschaft betroffen? Gibt es ggf. eine Abhilfe, die bekannt ist?


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35 Antworten zu Outlook 365 beschädigt seit April 2023 PDF- und Office-Dateien

  1. Olli sagt:

    Also die Mails – und damit die Anhänge – liegen doch vermutlich in einer Exchange-Datenbank? Wenn ein Windows-Patch mit eine Dateioperation die Anhänge zerstört – kann es doch eigentlich nur mit der OST-Datei und damit mit dem Cache Modus zusammenhängen? Wie verhält sich das Ganze? Ist der Cache Modus aktiv oder nicht und falls ja, was passiert wenn man den Cache Modus abschaltet und damit die Mails/Anhänge ohne Umweg über eine OST-Datei direkt in der Exchange-Datenbank landen?

    • M.D. sagt:

      "vermutlich" ist ein unschönes Wort. Aus den kompletten Schilderungen wird mir jedenfalls nicht 100%ig klar, ob es nur beim Empfangen oder vielleicht auch beim Versenden von E-Mails zu diesem Fehler kommt. Was ist mit den Attachments in "Gesendete Elemente"? Auch ist nicht klar, ob ausschließlich Exchange-Postfächer beteiligt sind oder ob es nicht auch bei POP- oder IMAP-Konten auftitt.

      Mir wird nur immer klarer, dass dieses 365-Geraffel der allergrößte Mist ist.

      :-(

      • Christoph sagt:

        Es hat nichts mit Senden oder Empfangen zu tun. Es geht um Mails mit Anhängen, die bereits funktionierend im Postfach lagen und geöffnet wurden. Nach einer gewissen Zeit sind die Anhänge dann ggf. korrupt.

        • M.D. sagt:

          Also auch, wenn man z.B. eine E-Mail schreibt, ein Dokument anhängt und diese Mail dann lange genug (über mehrere Starts von Outlook hinweg?) unter "Entwürfe" liegen lässt, könnte das Attachment dann irgendwann korrupt sein?

          • Christoph sagt:

            Exakt so ist es.

          • M.D. sagt:

            @Christoph, 20230617-0926:

            Hab ich bisher so noch nichts von gehört bzw. scheint bei uns noch nicht aufgetreten zu sein. Im ungüsntigsten Fall ist es nur noch keinem Kollegen aufgefallen. (Office 2019 Prof. bzw. H&B, C2R).

            Ich werde mich jetzt aber lieber mal bei den Kollegen umhören und Sie auf das Thema aufmerksam machen.

            Interessant wären aber noch Informationen, ob es nur in Exchange-Konten (.ost) auftritt oder ob andere Konten (.pst) auch betroffen sind.

      • 1ST1 sagt:

        Ich glaube nicht, dass es ein "O365" bezogener Fehler ist, im Artikel ist ja beschrieben, dass das Verhalten auch mit Office 2016 auftritt.

        Wenn es auch mit 64 Bit Office auftritt, dann vielleicht ein unbekannter Bug in Exchange (Online), der serverseitig die Anhänge kaputt macht? Ollis Testvorschlag mit Cache Modus an/aus finde ich ausprobierenswert, falls man betroffen ist.

    • Christoph sagt:

      Hat nichts mit dem Cache Modus zu tun. Das passiert, wenn betroffen, auch im Online Modus in Outlook. Anhänge sind ganz normal in Mails zu öffnen und wenn sie beispielsweise in einen Ordner abgelegt werden, sind sie ggf. nach ein paar Stunden bei geöffnetem Outlook korrupt.

  2. Stephan sagt:

    Bei welchen Mailservern tritt es denn auf?
    Exchange in der Firma?
    Outlook, Exchange, Hotmail als Clowndienst bei Microsoft?
    Andere Anbieter (GMail, iCloud, GMX, …) via IMAP?

  3. Paul sagt:

    Wir haben exakt das Problem bei mehreren Kunden und konnten es bisher weder lösen noch exakt einkreisen.
    Beim Doppelklick auf eine PDF Datei haben gewisse User eine 50:50 Chance, dass die Datei öffnet, oder ein Fehler angezeigt wird. Bei einem Fehler sinkt die Grösse der gesamten Mail und der Anhang hat nur noch ein paar hundert Bytes. Die Datei wird auch zurück auf den "Exchange" Server zurückgeschrieben und lässt sich auch im Webmail nie mehr öffnen.

    • Olli sagt:

      Wenn man ein Attachment, das man direkt aus der Mail heraus geöffnet hat ändert, dann fragt Outlook eigentlich ob die Änderungen gespeichert werden sollen? Kommt so eine Frage in diesem Fall? Wenn nicht, dürfte die Mail und damit auch das Attachment eigentlich nicht geändert werden auf dem Server. Dann klingt das doch alles sehr nach einem Exchange Problem. Das man es dann nur mit Outlook sieht, ist ja logisch aber nur ein Symptom…

      • Fred sagt:

        angefügtes Attachement in einem Mail ändern und speichern?
        Wäre mir neu, wenn das gehen würde.

        • Pau1 sagt:

          Eben.
          Wenn man es ändert, kann man es natürlich nur lokal abspeichern.

          Insofern ist Outlook nur der Überbringer der schlechten Botschaft.
          Irgendwas muss da wohl in der Datenbank kaputt gehen. Und wie Günter ja schon sagte:
          Was ist mit dem Archiv für den Konkurs-Verwalter?
          Da müssen die Daten ja noch intakt sein.

          Aber
          Cheffe: Wir brauchen nur Lösungen.
          Wie es zu den Problem kam, ja wer schuld hat, interessiert doch nicht… Kommen Sie erst wieder wenn das Problem gelöst ist.

    • Michael sagt:

      Könnte da vielleicht ein Virenscanner zuschlagen?

    • Pau1 sagt:

      Abartige Idee:
      Was steht denn in diesen hundert Bytes?
      Einfach mal mit Notepad ansehen?

      Ich habe schon erlebt das jmd. die Handles verwechselt hatte und so glaubte die Fehlermeldung auszugeben.
      Steht da nur Binär Zeug drin könnte man ja mal auf die Suche im Speicher gehen.
      Aber klar, wir brauchen nur Lösungen, keine Ursachenforschung!

      Allerdings frage ich mich, wieso Outlook diese Dateien zum schreiben öffnen sollte.
      Denn es gehen ja die Anhänge bereits empfangenen Anhänge nachträglich kaputt, soweit zu lesen warm

      Wer diese Anhänge nicht mal aus dem gesetzlich(!) vorgeschriebenen Archiv restaurieren kann, sollte mal überlegen ob er in einem anderen Beruf besser untergebracht wäre… Ich glaube nicht das ein Betriebsprüfer mit so einer seichten, nett gesagt, Ausrede zufrieden wäre…

  4. Christoph sagt:

    Die Frage kommt nicht. Dennoch ist Outlook der Übeltäter durch ein fehlerhaftes Update. Hat Microsoft selbst doch bereits bestätigt, wenn du die entsprechenden Links verfolgst. Zudem tritt das Problem bei der reinen Nutzung von OWA auch nicht auf. Also definitiv ein Outlook und kein Exchange Problem.

  5. Volker Wein sagt:

    Hallo zusammen,

    exakt das selbe Problem haben wir auch seit ein paar Wochen bei einem Kunden. Bisher keine Lösung gefunden – sind jedoch mit einem M365-Techniker dran.

  6. Adrian W. sagt:

    Tja, da meine ich, spät. jetzt ein Wechsel/Umstieg fällig und endlich weg von diesem Microsoft-Müll.
    Mein erbarmen für die Outlook-Anwender hält sich sehr in Grenzen :-)

  7. Martin Uebersax sagt:

    Hallo zusammen
    Bei uns mehren sich nun auch die Fälle. Gibt es irgendwelche neuen Erkenntnisse?

  8. Nico sagt:

    Hallo Zuasmmen
    Wir haben das Problem, dass nur ein bestimmtes PDF korrupt ist, in einem ZIP File mit mehreren PDF's. Dies passiert nur bei ca 5% der so verschickten E-Mails.
    Könnte dies auch mit dem Problem zusammenhängen?

    • Martin sagt:

      Hi Nico, bei uns ist es auch nicht flächendeckend, somit kann es gut sein. Jedoch glaube ich nicht, dass es in ZIPs reingeht und ein PDF korrupt macht. Hatte das PDF danach 0KB?

      • Nico sagt:

        Hallo Martin
        Danke für die schnelle Antwort.
        Dachte ich mir, dass unser Problem nicht ganz mit dem hier beschriebenen übereinstimmt.
        Nein, das PDF seine normalen KB.

  9. Steffen sagt:

    Hallo zusammen,

    uns hat es an einem Standort vermutlich auch erwischt. Stand heute sendet Outlook keine Mails mehr. Nach anfänglichem Check konnten wir es nun auf PDF-Anlagen eindämmen. Sch… sowas. Textmails, Office-Dateien – keine Probleme. PDFs, egal ob exportiert (Office), Print to PDF oder PDFCreator, scheitern.

    Gibt es da schon etwas an der Updatefront? Die Problemclients sind 64bittige W10 22H2, Office ist ein aktuelles 365.

    • Steffen sagt:

      Nachtrag:

      Nein wir nutzen an den Clients keine PST/OST Speicherung, sondern ein 3rd Party Programm. Vielleicht verschont uns das vor kaputten "Mailspeichern".

    • Steffen sagt:

      Es war nicht der Client. Es lag vermutlich am Mailserver. Mails von extern an eine andere Domain in der Gruppe kamen rein und gingen raus. Nach einem Update des Mailservers für die betroffene Domain, daran konnten wir es festmachen, ging es wieder bei Allen.

    • Hayabusa_2022 sagt:

      Dieses Problem tritt aber auch schon seit einigen Wochen mit Powerpoint und Excel-Dateien auf. Die Dateien werden einfach gelöscht und eine kryptische Datei aufgebaut wie eine UUID erscheint dann für die gelöschten Dateien. Abhilfe war bisher Lizenz für mindestens zwei Stunden entziehen, wegen der Server-Synchronisation, M365 mit dem Microsoft Deinstallationstool deinstallieren, Lizenz entsprechend wieder zuweisen und M365 erneut installieren.

  10. Patrizia sagt:

    Hallo zusammen, gibt es bereits eine Lösung für dieses Problem? Leider konnte ich bisher keine finden. Bei uns breitet sich das Problem trotz durchgeführter Updates auf. Es betrifft nicht nur Outlook, sondern auch Dokumente aus dem SharePoint Online verursachen mittlerweile dasselbe Problem. Als vorübergehende Lösung konnten wir nur folgenden Workaround festlegen: OWA funktioniert nicht immer. Der erneute Versand der E-Mail and das eigene Postfach führt nicht zum Fehler. Allerdings tritt der Fehler auf, wenn das Dokument direkt geöffnet oder heruntergeladen und dann geöffnet wird. Im SharePoint lässt sich der Fehler umgehen, indem das Dokument zuerst im Browser geöffnet und anschließend in der App geöffnet oder heruntergeladen wird.

  11. Holger Herrmannsfeldt sagt:

    Moin Günther,

    gestern hatte ich bei einem Kunden ein ähnliches Problem:
    Der Kunde betreibt einen eMail-Server (Tobit auf einem Windows Server) und ruft eMail via Pop3 bei Office 365 ab.
    Bei drei Benutzern waren die eMail-Anhänge (PDFs) bei den gestern eingehenden eMail defekt. Ich hatte bereits vermutet, es könnte an Windows 11 liegen, denn nur diese 3 Benutzer arbeiten mit der Version 11, alle anderen benutzen Windows 10.
    Allerdings bin ich mir nicht wirklich sicher, da die eMail aufs und Anhänge in einer flachen Struktur auf dem Server.
    So wie sich das darstellt, werden die Dateien schon defekt abgeholt, während sie Online noch unbeschädigt sind.
    Heute kam vom Kunden, dass die eMail-Anhänge nicht mehr beschädigt sind.

    Liebe Grüße,
    Holger

  12. Novy sagt:

    Hallo zusammen,

    ich habe das Problem auch bei einem Kunden, dort funktioniert nur die Vorschau des Dokuments aber herunterladen oder Öffnen klappt nicht "Datei ist beschädigt oder kann nicht geöffnet werden". Ich werde wohl mal ein Ticket bei Microsoft eröffnen.

    VG
    Novy

  13. Patrick sagt:

    Auch ich habe das Verhalten jetzt beobachten können. Bei der ersten Mail habe ich mir noch nichts dabei gedacht, aber als es bei mehreren weitergeleiteten Mails auftrat, habe ich gegoogelt und bin hier gelandet.

  14. CB sagt:

    Es ist soooo mühsam, wenn ein simpler Flow in Power Automate, der den pdf Anhang eingehender Emails in Sharepoint abspeichern soll ebenfalls einfach nicht zum Laufen zu bringen ist. Und wenn man sich ansieht wie lange bereits solche und ähnliche Probleme zu existieren scheinen, ist das einer Microsoft einfach nicht würdig…

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