Neues Outlook für Windows 11: Einbindung von Business-Konten wegen Lizenzierung verweigert

[English]Es gibt eine merkwürdige Geschichte, die Nutzer des neuen Outlook-Clients unter Windows 11 bereits aufgestoßen ist. Der neue Outlook-Client verweigert das Hinzufügen von zusätzlichen Postfächern, wenn man keine "entsprechende Lizenz" (z.B. Exchange Online Plan 1) besitzt. Microsoft hat das Ganze auch bereits bestätigt. Ich fasse mal einige Informationen zusammen, auf die mich Jan in einer Mail vor einigen Tagen hingewiesen hat.


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Der neue Outlook-Client

Seit September 2023 stellt Microsoft die sogenannte "Neue Outlook-App" bereit, die im ersten Schritt die Apps Mail und Kontakte in Windows ersetzen soll. Ich hatte im Juli im Beitrag Microsoft 365: Ende August 2023 werden erste Nutzer von Windows Mail und Calendar auf das neue Outlook umgestellt über diese Umstellung berichtet. Windows 11 wird künftig mit der neuen Outlook-App ausgeliefert werden. Mittelfristig plant Microsoft aber, auch das klassische Outlook aus Microsoft Office durch die neue Outlook-App zu ersetzen.

Dieser neue Outlook-Client ist für allerlei Ärger gut. So überträgt die neue Outlook-App die Zugangsdaten für E-Mail-Postfächer und Kalender an Microsoft, so dass die Daten über die "Microsoft Cloud" abholen und dann an die App übermittelt kann. Der Sachverhalt wurde von mir im Beitrag Neue Outlook-App überträgt Zugangsdaten an Microsoft näher erläutert. Inzwischen warnen Datenschützer aus diesem Grund ja vor dem Einsatz der neuen Outlook-App.

Aber die Summe der Ärgernisse, die dieser neue Outlook-Client so mit sich bringt, kann noch fortgesetzt werden. Microsoft hatte kürzlich klar gestellt, dass die neue Outlook-App, die irgendwann auch das klassische Outlook ablösen soll, keine Unterstützung für COM bieten werde. Ich hatte diesen Sachverhalt im Blog-Beitrag Neues Outlook: Microsoft wird COM-Add-Ins definitiv nicht unterstützen aufgegriffen. Nun möchte ich die Liste der Ärgernisse um ein weiteres Kapitel fortschreiben.

Leser-Hinweis auf Lizenzärger

Blog-Leser Jan S. hat sich vor Weihnachten per Mail bei mir gemeldet, weil ihm eine weitere Sache beim neuen Microsoft Outlook-Client negativ aufgefallen ist (danke für den Hinweis). Dazu schrieb Jan:

ich bin irritiert über die Lizenzierung beim neuen Outlook. Beim normalen Outlook brauche ich eine Lizenz (z.B. M365 Business Standard/Premium oder E3/E5). Damit kann ich dann zusätzlich auch Postfächer aus anderen Tenants einbinden, die keine Lizenz für die Apps beinhalten (z.B. Exchange Online Plan 1).

Beim neuen Outlook geht das nicht mehr. Man benötigt für JEDES bei M365 gehostete Postfach eine Outlook-Lizenz. Man kann also (obwohl man eine Lizenz hat) keine Postfächer mehr einbinden, die keine Apps-Lizenz mitbringen.

Der neue Outlook-Client wirft dann einen Fehler, wenn keine passenden Lizenzen gefunden werden. Jan hat mir folgenden Screenshot dieser Fehlermeldung zukommen lassen.

Der neue Outlook-Client verweigert einfach die Einbindung eines Kontos, weil dieses dem vom Unternehmen oder der Ausbildungseinrichtung bereitgestellten Lizenz nicht entspricht. Jan meinte, dass dies viele Blog-Leser interessiert. Denn wenn man künftig Lizenzen benötigt, um Tenants in die neue Outlook-App einzubinden, dürfte das eine kostspielige Sache werden.

Erste Beschwerden

Jan wies mich dann darauf hin, dass es einen Beitrag New Outlook for Windows 11 – Refuses to add paid Microsoft 365 Business Basic, E1, A1 or EXO Plan 1/2 accounts – This account is not supported in Outlook for Windows due to the license provided by… im Feedback-Portal von Microsoft gibt, wo ein Nutzer seinem Ärger Luft macht. Microsoft preist hier seine neue Outlook-App für Windows 11 als "kostenlos" an.


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Die offizielle Microsoft-Seite Getting started with the new Outlook for Windows besagt in der Tabelle mit dem Titel "Support for key Outlook features" am Ende des Artikels, dass "Unterstützung für Microsoft 365-Konto" vorhanden sei. Der Poster schreibt, dass er ein globaler Tenant-Administrator für mehrere bezahlte Tenants mit unterschiedlichen Lizenzen sei. Er ist in der Lage, alle folgenden Kontotypen zum neuen Outlook hinzuzufügen:

  • Paid Microsoft 365 E5
  • Paid Microsoft 365 E3
  • Paid Microsoft 365 Business Premium
  • Paid Microsoft 365 Business Standard
  • Paid/Premium Outlook.com account
  • Free Outlook.com account
  • Free Gmail account
  • Free iCloud account
  • Free Yahoo account

Wo er aber scheitert, ist der Versuch, die kostenpflichtigen Konten von folgenden Plänen in die neue Outlook-App einzubinden.

  • Microsoft 365 Business Basic
  • Microsoft 365 EXO Plan 2
  • Microsoft 365 EXO Plan 1

Das ist wohl kein Bug oder eine unabsichtliche Regression, sondern die Entwickler haben das Verhalten im Code implementiert. Dies wird durch die Tatsache belegt, dass jeder Versuch, Konten mit diesen Plänen zu New Outlook für Windows hinzuzufügen, zu obiger, in rot dargestellten, Meldung führt: "Dieses Konto wird in Outlook für Windows aufgrund der von Ihrer Arbeit oder Schule bereitgestellten Lizenz nicht unterstützt. Versuchen Sie, sich mit einem anderen Konto anzumelden."

Auch in Microsoft Answers gibt es einen Post New Outlook App (Mail and Calendar substitute) problems with some Microsoft 365 licenses., der in die gleiche Kerbe schlägt. Mit der neuen Outlook-App wird auf die Administratoren viel Ärger aus der Lizenzecke zukommen, wenn ich es nicht ganz falsch verstanden habe. Jan schrieb mir in seiner Mail, dass Microsoft das Ganze im Microsoft-Answers-Beitrag  indirekt bestätigt habe. Er bezieht sich wohl auf einen Post des Thread-Starter SimoGus, der folgendes schreibt:

Hi have an update from Microsoft New Outlook Mail App dev team; by design isn't possibile using an Exchange Online (Plan 1), although I do not understand the motivation since I can use an Gmail, Yahoo, Outlook free domains (@outlook.com, @live.com, hotmail.com) etc…

Er hat also durch das Entwicklerteam der neuen Outlook Mail-App eine Rückmeldung bekommen: Wegen des Design der App sei es nicht möglich, mit einem Exchange Online (Plan 1) Postfächer einzubinden. Was dahinter steckt, hat bisher wohl keiner so richtig verstanden. Auch auf reddit.com gibt es diesen Thread, der das Thema aufgreift. Wie schloss Jan seine Mail ab: Fun Fact: Wenn man seine Domain mit den Exchange-Plänen z.B. zu iCloud umzieht, kann man das neue Outlook wieder nutzen. Und das auch ganz ohne Lizenz!

PS: Gerade auf Facebook die Rückmeldung bekommen, dass freie GMX-Konten auch nicht mit der neuen Outlook-App funktionieren würden. Habe ich aber nicht geprüft.

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16 Antworten zu Neues Outlook für Windows 11: Einbindung von Business-Konten wegen Lizenzierung verweigert

  1. Stefan sagt:

    Wie sieht es eigentlich mit onPrem aus? Die "Mail"-App kann ja auch auf lokale Exchangeserver zugreifen, fällt das dann auch flach?

  2. Peter sagt:

    Kann nansich nicht ausdenken.
    Das ist das wirklich Schlimme an der Arbeit mit Microsoft Produkten, dass man sich endlos mit künstlichen Inkompatibilitäten rumschlagen darf.

  3. squat001 sagt:

    Ist offenbar ein Feature das verhindern soll, dass man die Lizenzierung umgeht. Das wird sich sehr wahrscheinlich nicht mehr ändern.

  4. Martin sagt:

    Hallo Günter,
    ich war darüber ebenfalls schon gestolpert, mir und einem anderen Leser hatte der Support gesagt, dass es sich vermutlich um einen Bug handelt. Das glaube ich aber nicht, das wird schon so beabsichtigt sein, denn in Microsoft 365 Basic ist ausdrücklich nur von den Browser-Versionen der Office-Suite die Rede.
    Es gibt übrigens einen "Trick": Das entsprechende Konto von Basic auf Standard hochstufen, in Outlook einbinden und dann die Lizenz wieder downgraden. Die Lizenzprüfung findet nur bei der Einrichtung des Kontos statt.
    https://www.drwindows.de/news/fehler-oder-beschraenkung-neues-outlook-fuer-windows-verlangt-mindestens-microsoft-365-standard

  5. Ralph D. Kärner sagt:

    Ich finde es gut, dass sich Microsoft hier selbst mit der Schrotflinte in den Fuß schießt, und das ausreichend früh. Erleichtert dann die Entscheidung, ab wann man gepflegt auf ein weiteres Produkt aus dem Hause verzichtet und sich ein weiteres Stück _brauchbare_ Software auf die Platte legt.

  6. MOM20xx sagt:

    Ein weiterer Grund mehr Produkte aus Redmond zu meiden wo es nur geht.

    Muss man dann bei seinem M365 Family Abo bald Angst haben, dass das Outlook dort so gut wie keine Konten abfragen kann?

    Ich nehme an, der Blödsinn wird auch bald in den Mac Versionen und in den generellen M365 Outlook Versionen zu finden sein.

  7. Klaus sagt:

    Ich denke, dass ist so gewollt, dass man die nicht funktionierenden Pläne nicht als primäres Postfach einbinden kann. Wer einen solchen Plan bucht, verzichtet nach Ansicht von Microsoft ja explizit auf den Outlook-Client, als welchen sie die neue Outlook App wohl ansehen. Und das "kostenlos" beschränkt sich da ja auf den Privatgebrauch (Sonderfälle wie Vereine, etc. sind da wohl nicht vorgesehen bzw. übersehen).

    Hat eigentlich schon mal jemand versucht, ein Exchange Plan 1/2 Konto als Shared Mailbox einzubinden (die sind ja eigentlich nichts anderes, nur eben mit Lizenz)? Ich kann mir nicht vorstellen, das dass im "Outlook-Nachfolger" nicht möglich sein soll.

  8. Chris sagt:

    Die Logik ist ja relativ einfach durchschaut.

    – Hast du noch ein reguläres Office mit Outlook kannst du das Postfach anbinden

    – Hast du kein reguläres Office, aber dein Online Plan beinhaltet Office als lokale Installation, kannst du es auch mit dem Outlook Client anbinden auch wenn es eigentlich ein Downgrade gegenüber des richtigen Outlook Clients ist.

    – Hast du kein reguläres Office und dein Online Plan beinhaltet nur das Postfach oder die "Web" Versionen von Office kannst du nicht den kostenlosen Client als Outlook Ersatz anbinden.

    MS zwingt einen also dazu entweder noch ein normales Office Paket zu besitzen und diesen Outlook Client zu benutze, oder einen Online Plan abzuschließen der auch ein lokales Office beinhaltet.

    Egal wie man es dreht oder wendet, am Ende geht es wieder darum wie man mehr € pro Anwender produzieren kann. Ich denke nicht das es sich hierbei um ein Fehler handelt.

    • Martin sagt:

      Nicht so ganz. Wenn es nur das von Dir beschriebene Szenario betreffen würde, dann wäre es sogar vertretbar und letztlich nichts weiter als eine konsequente Durchsetzung der Lizenzierung.
      Mein persönliches Beispiel: Ich habe Microsoft 365 Family und Microsoft 365 Standard als bezahlte Versionen, zahle für das stationäre Outlook also sozusagen doppelt – freiwillig und aus guten Gründen. Für ein drittes Postfach, das nur als Sammeladresse dient und das über Microsoft 365 Basic verfügt, verlangt das neue Outlook nun noch eine weitere bzw. teurere Lizenz. Das ist der wesentliche Unterschied zwischen dem alten und dem neuen Outlook.

      • Chris sagt:

        Warum nutzt man den "neuen" Outlook Client wenn man eh ein klassisches lokales Outlook hat das man auf diversen Geräten installieren darf und womit der Zugriff auch klappen würde?

        Was mich auch verwirrt, für eine echtes "Sammelpostfach" benötigt man in M365 eigentlich gar keine Lizenz. Echte SharedMailboxes in einem Tenant sind Lizenzfrei.

        Alles andere sind keine Sammelpostfächer, sondern reguläre Postfächer mit Freigaben.

        Es wäre also Interessant zu wissen ob der neue Client auch Probleme bei reinen Sammelpostfächern macht.

        • Martin sagt:

          Zugriff auf shared Mailboxes ist kein Problem, aber die Darstellung ist im neuen Outlook gewöhnungsbedürftig, die Shared Mailbox ist mehr oder weniger wie ein Unterordner eingebunden und leicht zu übersehen.
          Ich nutze das neue Outlook experimentell, im Grunde käme ich damit sogar gut klar. Irgendwann wird man mal keine Wahl mehr haben, von daher ist es gut, wenn man sich schon mal damit auseinandersetzt.

  9. Simone sagt:

    Bin mal gespannt, ob man dann in Unternehmen Shared Mailboxes (welche per se keine Lizenz haben) oder Postfächer von z.B. Ausgeschiedenen wenigstens noch per Vollzugriff und Automapping einbinden kann oder ob das dann auch flach fällt.

  10. HP sagt:

    Hallo,

    ich kann das Verhalten bestätigen!

    Bei uns vergibt das Schulamt Office365-Lizenzen an Schüler während ihrer Schullaufbahn. Diese werden von der Grund- über die Mittel bis an die (immer öffentlichen) Oberschulen weiterportiert.

    Viele Familien haben z.B. nur Teams für die Schüler:innen auf dem Familien-PC eingerichtet, Outlook usw. läuft oft unter einer anderen, korrekten, legalen Lizenz.
    Die Kombination ist aber egal. Wenn nicht ein komplett separater Windows-User eingerichtet wurde, und die Office365-Apps für diesen separat freigeschaltet wurden, gewinnt immer die restriktivste Lizenz eines Kontos, welches in Windows/Outlook/Office365 eingerichtet wurde.

    Z.B. funktioniert so "O365-Schüleraccount über das Schulnetzwerk" gemeinsam mit einem bezahlten "Microsoft365"-Personal-Account NICHT mehr. Es wird mit dem Hinweis der Restriktionen aus dem Schulnetzwerk-Tenant abgelehnt und lässt sich nicht mehr einrichten bzw. nach der Umstellung auf das neue Outlook nicht mehr abrufen.

    Auch die Umstellung auf das neue Outlook erfolgt meist versehentlich (zwinker-zwinker). Der Weg zurück ist dann aber oft recht aufwändig, obwohl von MS das Gegenteil versprochen wird. Honi soit qui mal y pense.

    Ich spreche hier ausdrücklich NICHT von jenen, die "schlau" die Schullizenz der Kinder für alles mögliche verwendet haben. Da wäre es ja noch teilweise verständlich.

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