[English]Kleiner Beitrag zu Microsoft 365, und einem Problem, dass das Programm plötzlich ein Profil reparieren will. Scheint häufiger vorzukommen, wie ich gelernt habe. Und in manchen Fällen scheitert dann die Reparatur an zu wenig freiem Speicher auf dem Systemdatenträger, wo Outlook 365 installiert ist. Schöne neue Softwarewelt.
Anzeige
Ich gestehe, mir war das Thema nicht wirklich bewusst, denn ich setze Outlook nicht produktiv ein. So zu Windows XP-Zeiten gab es Outlook-Express und das (seltene) Problem, dass da plötzlich Mails verschwanden, weil das Profil mit dem Mail-Store kaputt war. Hat meinen Sohn mal erwischt, konnten wir aber aus einem Backup reparieren. Bei der Windows Live Mail-Anwendung, die dann unter Windows Vista und Windows 7 Verwendung finden sollte, habe ich bei eine kurzen Versuch gleich mehrfach den Inhalt des Mail-Stores wegen Dateifehlern verloren.
Im Jahr 2009 bin ich auf den Thunderbird umgestiegen, zumal ich den portabel einsetzen und so einmal von mehreren Rechnern per Netzwerk aufrufen konnte. Zudem entfiel die Installation, so dass auch eine Betriebssystem-Neuinstallation kein Problem war – der Thunderbird liegt auf einer Datenpartition. So viel als Vorbemerkung, weil ich dann doch über nachfolgende Geschichte erstaunt war.
Outlook streikt und moniert Speichermangel
Es war ein Post auf Facebook, der in einer geschlossenen Gruppe zu Microsoft 365 eingestellt, und mir als Gruppenmitglied dann im Profil signalisiert wurde. Hier ein anonymisierter Screenshot der Nutzermeldung.
Der Nutzer wurde beim Starten von Microsoft Outlook 365 (wohl die Mac-Version) mit einem Dialogfeld begrüßt, dass das Profil zu reparieren sei. Outlook versuchte, die Datensätze in ein neues Profil zu kopieren. Dann nahm das Unheil seinen Lauf, denn es tauchte ein zweites Popup auf, welches den geschockten Nutzer informierte, dass er mindestens 23,6 GB benötigt, um das Profil zu reparieren. Der Anwender fragte, was diese Fehlermeldung zu bedeuten habe.
Die Erklärung ist einfach und naheliegend: Outlook hat beim Start ein kaputtes Main-Profil festgestellt und versucht eine Reparatur, indem ein neues Profil angelegt und dann die Datensätze kopiert werden. Dabei scheint das Mail-Postfach recht voll zu sein, denn Outlook will die erwähnten 23,6 GB an freiem Festplattenspeicher, um die Datensätze in das neue Profil kopieren zu können. Bei erfolgreicher Reparatur könnte dann das alte Profil gelöscht und so wieder freier Platz geschaffen werden. Soweit zu schlecht oder normal. Der Betroffene muss freien Speicher auf dem Datenträger schaffen und hoffen, dass die Reparatur gelingt.
Häufiger kaputtes Profil?
Was mich dann aber offen gestanden etwas geschockt hat, waren die Antworten der anderen Gruppenmitglieder, die dem Betroffenen mit Rat und Tat zur Seite standen. Natürlich kam die obige Erklärung, dass es an freiem Speicher mangelt und er nur freien Platz schaffen muss, damit Outlook 365 sein Profil unter macOS selbst reparieren kann.
Dazu schrieb ein anderer Nutzer: "Dann nutz mal Windows – da musst Du dann erst einmal mühsam mit ScanPST ran, bevor es mit Glück wieder klappt. Da ist der Mac ja richtig intelligent scheinbar und macht es selber."
Anzeige
ScanPST ist ein Hilfsprogramm von Microsoft welches im Beitrag Reparieren Ihrer Persönlichen Ordner-Datei (.pst) in Outlook beschrieben wird und zur Reparatur der persönlichen Ordner-Datei (.pst) in Outlook eingesetzt werden kann. Dazu muss aber Outlook beendet sein, so dass der Posteingang möglicherweise repariert werden kann. Der Microsoft-Supportbeitrag ist etwas länglich und beschreibt die erforderlichen Schritte.
Der Thread-Starter meinte "Habe noch nie gesehen, dass ein Profil repariert werden muss. Ist das normal bzw. kann so was passieren?" Dazu merkte ein weiterer Nutzer, wohl ein Administrator, an, dass das vorkommen könne. Er habe knapp 300 Clients – überwiegend Windows. Da habe er im Jahr so im Schnitt 25 Systeme dabei, wo es Probleme mit dem Profil gebe.
Bei der Nutzung von Exchange mache er sich aber schon lange nicht mehr die Mühe, per ScanPST herum zu doktern. Seine Lösung: "Profil löschen, Benutzerdaten neu eingeben, neu laden lassen, fertig". Wenn es ein per IMAP angebundenes Postfach sei und alles serverseitig verliert man bei diesem Ansatz halt andere PIM-Daten wie etwa Kontakte.
Ein weiterer Nutzer bestätigte: "Mache ich bei M365 Kunden auch so. Neues Profil anlegen geht am schnellsten." An der Stelle stellen sich für mich zwei Fragen: Sind kaputte Outlook-Profile wirklich ein häufigeres Problem? Und wie löst ihr das so? Mir geht natürlich eine Backup-Lösung im Hinterkopf herum, mit dem man die Postfächer und anderen Outlook-Daten löscht.
2015
Bin im Client-Support tätig (2nd Level Support), ca. 35.000 Clients, Outlook Zickereien sind aber (bei mir) jetzt nicht an der Tagesordnung. Im Momat vielleicht 3-5 Fälle.
>> Sind kaputte Outlook-Profile wirklich ein häufigeres Problem?
Ja, erst gestern wieder einen seltsamen Fall gehabt, dass Outlook meldet es hätte zu wenig Systemressourcen um die Nachrichtenvorschau zu laden… Plattenplatz ist über 50GB vorhanden, TaskManager hat auch angezeigt, dass sich die Kiste langweilt und nicht mal ansatzweise ausgelastet ist. 🤷
>> Und wie löst ihr das so?
Da O365 im Einsatz ist, ist alles auf dem Server gespeichert und kann daher nur n lokales Anzeigeproblem sein.
Ich versuch immer erst das kleinste übel, also Outlook Cache Mode deaktivieren und wieder aktivieren, damit die lokale Outlook CacheDatei neu erstellt wird.
Cache deaktivieren half hier schon, nach Outlook Neustart konnte die Nachrichtenvorschau wieder geladen werden. Sobald ich aber den CacheMode wieder aktiviert hatte, bestabd plötzlich ein Problem mit der Datendatei des Profils und es kam das Reparatur-Popup hoch, allerdings mit ausgegrautem "Reparieren" Button (thx Microsoft 🙄)
Wollte dann auch via Systemsteuerung -> Mail n neues OutlookProfil erstellen lassen, aber trotz neuem Profil wollte er bei jedem Start immer wieder auf die alten Profildaten zugreifen. Was für mich auch nicht erklärbar war, weil ein neues Profil sollte eigentlich komplett unabhängig und getrennt vom alten co-existieren können. Aber selbst das ging nicht. Seltsame Kiste….
Hab dann manuell Hand anlegen müssen:
%localappdata%\Microsoft\Outlook
%appdata%\Microsoft\Outlook
Beide Order gelöscht, nochmal in der Systemsteuerung -> Mail geprüft ob Profil weg ist und voila, Outlook startet wieder, macht seine Ersteinrichtung, zieht Postfachinhalte vom Server und Nachrichten-Vorschau lädt auch wieder.
Outlook-Cache Mode Sync steht auf 1Jahr, waren beim Anwender knapp 3GB die er dann neu synchronisieren musste.
@Maik
Wenn du den Outlook Cache deaktivierst, wird die OST Datei nicht automatisch gelöscht.
Das müsstest du händisch machen. Tust du das richt und aktivierst den Cache wieder, nutzt Outlook direkt wieder die alte, defekte .ost Datei.
Da scheint man intuitiv alles richtig gemacht zu haben, wenn man Outlook noch nie ernsthaft genutzt hat.
Habe eMail Früher nur über das Web-Interface des Providers genutzt, bis ein zweites Postfach von einem anderen Provider hinzu kam, da war ich einige Zeit mit Outlook ganz zufrieden. (Windows XP) Habe dann aber ziemlich bald Thunderbird verwendet, der bis heute seinen Dienst tut. IMAP traue ich nicht so recht, weil man nie weiß welche Strategie Provider künftig mal Einschlagen. IMAP nutze ich daher nur am SmartPhone, so eingestellt, das Mails nicht als gelesen markiert werden, damit sie später vom TB trotz des vorab Lesens über Pop3 auf den eigenen Rechner runtergeladen werden…
Wenn ich es so Bedenke, hätte ich eigentlich Grund gehabt bei Microsoft schon Mitte der 90er Jahre (Win 95) sehr skeptisch zu werden! Damals zeigte der Windows Explorer mal eine Datei mit der Größe – 1 Byte an !! Vielleicht hätte man diese Datei Aufheben und massenhaft kopieren sollen um den Festplattenspeicher zu vergrößern? Weil der damals ziemlich teuer war ;-) (bspw. mal eine 800 MB HDD zwecks CD brennen gekauft für 800 Mark!)
Ich hab' selber (und noch als Selbstständiger) bis in die Nuller-Jahre Pegasus-Mail genutzt und ab da Thunderbird – und jetzt muss ich mich seit einer Weile wieder Chef-Entscheidungen fügen und Outlook nutzen. Es ist wirklich gruselig, wie wenig Outlook kann…
Neulich aber "vergaß" es vollständig, wie man HTML-Mails macht und das brauchen wir, weil wir Vorlagen nutzen. Es half nichts sämtliche Einstellungen vor und zurück zu stellen (die Sache mit dem Cache hab' ich hier erst gelesen, das wär's vielleicht gewesen). Wir sind zu klein, als dass ich das an den Support abschieben könnte – im Zweifelsfalle bin ich der Support. ;)
Und dann habe ich die Auto-Reparatur angestoßen – und eine Viertelstunde später ging's wieder…
Mal sehen, was im Jahr 2 meiner unfreiwilligen Outlook-Nutzung so für Überraschungen auf mich warten.
Ich habe privat Anfang der Nuller unter Windows erst die Mozilla-Suite genutzt (und noch davor AOL, haha), nach dem Umstieg auf Mac dann Apple Mail, seit dem Umstieg auf Linux dann (wieder, ist ja aus der Mozilla-Suite abgespalten und sieht auch so aus) Thunderbird. Auf der Arbeit halt Outlook/Exchange (on premises), auf das Konto greife ich aber parallel auch unter Linux mit Evolution zu, es unterstützt nicht alle Kalenderfunktionen ganz perfekt, aber ansonsten ist es erstaunlich brauchbar. Outlook/Exchange ist halt in Firmen offenbar ein notwendiges Übel. Richtig zerschossen hat es sich bei mir noch nie, aber kleine Zickereien und Verbindungsprobleme gibt es immer wieder, i.d.R., wenn es neue Microsoft-Updates gab. Darum kümmert sich dann zum Glück das Systemhaus ;)
Wenn man 200 Clients (50 Externe) hat, und ExchangeServer nutzt, kommt man an Outlook nicht vorbei. Gemeinsame Kalender u. Kontakte sind unverzichtbar. Dazu gehört auch führende Softwareprodukte, die Add-ins ausschließlich für Outlook bereitstellen. Es gibt einfach keine vernünftige Alternative.
Dass Outlook rumspakt, kommt schon mal vor. Dabei hat sich bei mir ergeben, dass Reparaturversuche des alten Profils zu häufig Zeitverschwendung sind – weil erfolglos.
Ein neues nacktes Profil einrichten, ist die schnellste Lösung. Die Anmeldedaten des alten Profils sind noch gespeichert, daher geht die Einrichtung der Postfächer leicht von der Hand. In 5 Min. ist alles erledigt.
Wenn das nicht erfolgreich war (ganz selten), Office neu installieren. Nicht die Reparaturfunktion verwenden, da das auch meist nichts bringt.
Daten gehen nicht verloren, da sie auf dem Exchange liegen.
Beschädigte Outlook Profile begleiten mich gefühlt mehr als 20 Jahre, als zum ersten mal dubiose .pst Repair Tools auf den Plan getreten sind. Ich würde das nicht unter "Schöne neue Softwarewelt" abtun, das ist ein sehr sehr altes Outlook Problem. Daran wird sich auch nichts mehr ändern, da MS nur die SaaS/PaaS Lösungen(aka "Cloud") aktiv weiter entwickelt.
Mich würde mal brennend interessieren was man da vergeigen muss um von sowas betroffen zu sein (oder gilt das nur für die Cloud Version?). Ich nutze Outlook seit Jahrzehnten (seit Outlook 8) und hatte noch nie nen kaputtes Profil. PST bzw OST und NST werden regelmässig gesichert (ausser beim Neuaufsetzen oder neuer PC wurden die aber bisher nicht benötigt)
Gut in der Firma hab ich auch nur 30 Mitarbeiter, also auch nur entsprechende Anzahl an Outlook Konten, ist das ein Problem das erst bei höheren Anzahl Konten eintritt?
Echt jetzt wie schafft man sowas? Verkonfiguriert? Sonstwie rumgemurkst?
Kanns mir zwar vortsellen: Optimierungstools ;-P
Das hat nichts mit vermurksen zu tun und auch nicht mit Optimierungstools. Leider tritt es einfach sporadisch immer mal wieder auf, dass ein Outlook Profil beschädigt ist, wieso auch immer.
Nur weil du das noch nicht hattest muss das nicht heißen, dass andere etwas "vermurkst" haben (außer Microsoft).
Bei der Migration von Ex nach EXON gingen reihenweise Profile über den Jordan. Teilweise funktionierte ein gemeinsamer Kalender nicht. Vorgehensweise war immer: Profil löschen. Aber auch per onprem war das öfters die Lösung für eine verhurtes Outlook. Immer noch besser, als Windows neu zu installieren :-)
Btw. TheBat nicht vergessen – ist aber irgendwie technisch recht doof und IMAP kann thebat immer noch nicht wirklich gut.
Passiert bei uns auch hin und wieder.
nicht immer ist das Profil ein Totalschaden, aber zum Beispiel kurz nach dem Start verschwindende öffentliche Ordner oder gemappte Postfächer treten monatlich irgendwo auf.
Meist sind es immer wieder die gleichen User. Möchte damit nicht unterstellen dass die was kaputt machen, wüsste auch gar nicht wie. Ist nur auffällig.
MS Support findet keine Probleme an den Accounts.
als man noch einen Umzug in andere Rechenzentren forcieren konnte hat das teilweise für längere Zeit Abhilfe geschaffen
Die pst-Dateien, bis Outlook 2010, können nur max. 25 GB ASCII Größe und die ost-Daten max. 50 GB Unicode Größe haben.
Die Dateien sind aber nur Zugewinn-Dateien. Das heißt, es werden keine Inhalte entfernt und somit ist bei 50 GB Schicht.
Einfach Outlook beenden und die ost-Dateien löschen.
Danach baut Outlook die Cach-Dateien wieder mit der Größe des aktuelle Postfaches auf.
Seit dem ich Outlook betreuen muss, ist das ist für Outlook normal.
geht auch größer
https://support.microsoft.com/en-au/topic/how-to-configure-the-size-limit-for-both-pst-and-ost-files-in-outlook-2f13f558-d40e-9c2a-e3b6-02806fa535f4
Bei mir ist kürzlich Outlook komplett von der Platte geflogen.
Betterbird kann..
1. alles was Outlook kann
2. und das viel besser.
3. und es gängelt einen nicht an jeder Stelle durch Bevorzugung des Hauseigenen Mailaccounts und von M$-Produkten im Allgemeinen.
4. ist erweiterbar durch Plugins und ist offen
Defekte Outlook Profile sind tatsächlich ein häufiges Thema. wobei ich generell bei Outlook Problemen zuerst auf die Option Hinweise, das komplette Profil zu löschen inkl. manuellem aufräumen der Profil Ordner.
Das löst in den meisten Fällen die Probleme der User, zugegeben es sind sicher auch ein paar Fälle dabei bei denen der User nur irgendwelchen Unsinn eingestellt hatte was kein Profil Problem ist. aber vieles ist tatsächlich seltsames Verhalten von Outlook mit einem alten Profil.