[English]Kurzer Hinweis für Administratoren und Nutzer, die Microsoft Teams als Client verwenden und dort Aufzeichnungen von Meetings anfertigen. Microsoft will die Speicherung dieser Aufzeichnungen ab Mai 2024 verändern, weg vom OneDrive-Ordner des Nutzers, hin zum Organisator des Meetings. Mir ist kürzlich nur ein kurzer Tweet diesbezüglich, ohne weitere Quelle. Ich habe aber mal etwas im Web gesucht, es schein eine offizielle Ankündigung von Microsoft zu sein.
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Ich bin bereits Ende März 2024 auf nachfolgenden Tweet gestoßen, der diese Änderung des Speicherorts für Meeting-Aufzeichnungen anspricht. Die Botschaft lautet: "Microsoft ändert die Art und Weise, wie Microsoft Teams-Aufzeichnungen gespeichert werden."
Konkret soll Microsoft Teams-Besprechungsaufzeichnungen künftig im OneDrive for Business-Ordner des Besprechungsorganisators speichern, und nicht, wie bisher, im OneDrive for Business-Ordner der Person, die die Aufzeichnung initiiert hat. Der Hintergrund ist, dass dies die Compliance der Aufzeichnungen verbessert, da die Organisatoren der Besprechung dann die Zugriffsrechte und die Verwaltung der Aufzeichnungsdateien verwalten können.
Microsoft will ab Mai 2024 mit der Einführung dieser Änderung beginnen. Von Seiten der Nutzer sind wohl keine Maßnahmen zur Vorbereitung auf diese Änderung erforderlich. Administratoren können aber Ihre Benutzer über diese Änderung informieren und gegebenenfalls die entsprechende Dokumentation aktualisieren.
Auf der Plattform X wird der Poster des obigen Tweets nach einer Quelle gefragt, was er aber schuldig blieb. Ich habe dann ein wenig in "diesem Internet" gesucht. Dabei bin ich auf den Artikel Microsoft Teams: Teams meeting recordings will be saved to meeting organizer's OneDrive for Business von João Ferreira gestoßen, der das Ganze bestätigt. Dort findet sich der Hinweis, dass die Information ursprünglich von Microsoft im Microsoft 365 Message Center veröffentlicht wurde. Der Eintrag findet sich in der Microsoft 365-Roadmap:
Microsoft Teams: Teams meeting recordings will be saved to meeting organizer's OneDrive for Business
With this change Teams meeting recordings will be saved to the meeting organizer's OneDrive for Business instead of to the OneDrive for Business folder of the person who initiated the recording. This improves the compliance of recordings as meeting organizers can then manage access permissions and recording file management.
Feature ID: 116251
Added to roadmap: 3/22/2024
Last modified: 3/22/2024
Product(s): Microsoft Teams
Cloud instance(s): DoD, GCC, GCC High, Worldwide (Standard Multi-Tenant)
Platform(s): Desktop, Mac
Release phase(s): General Availability
2015
In engem Bezug hierzu auch Mitteilung (1).
Zitat: "Now, when a meeting organizer or co-organizer deletes the transcript in the Microsoft Teams app, this will delete both copies of the transcript (from OneDrive for Business and Exchange Online) at the same time."
Man muss sich schon wundern mit welcher Beiläufigkeit Microsoft hier datenschutzrechtlich wichtige Zusammenhänge einflicht. Nur wenigen "Organziers" dürfte bewusst gewesen sein, dass sie im Falle einer 'DS-GVO-Löschung' an zwei (!) Stellen zu löschen hatten.
Überhaupt ist das Thema Teams und DS-GVO viel zu wenig im Bewusstsein der Fachkreise (IT und Recht) präsent. Stellvertretend (2) wo ein Kommentator fragt: "Mich würde Ihre Auffassung bzgl. der Transkription des Telefongesprächs interessieren. In Microsoft Teams wird der Gesprächspartner bspw. nicht über die Verarbeitung zur Transkription informiert." aber keine Antwort erhält.
(1) microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=365720
(2) it-recht-kanzlei.de/aufzeichnung-von-telefongespraechen-nach-dsgvo-zulaessig.html
Danke an Günther für das Heraussuchen der Original-Quelle.