[English]Ich ziehe mal ein Thema in einen separaten Blog-Beitrag, das ein Leser aufgebracht hat. Einer seiner Microsoft 365-Benutzer bekommt unter Windows Popup-Benachrichtigungen zu fremden Terminen. Es stellt sich die Frage, ob dies von weiteren Lesern beobachtet wurde und ob es eine Erklärung dafür gibt.
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Fremde MS 365-Terminbenachrichtigungen
Blog-Leser Bandel hatte sich vor einigen Tagen im Diskussionsbereich des Blogs mit seiner Beobachtung gemeldet. Da ich diese Einträge zyklisch bereinige, ziehe ich seine Information mal in diesen Beitrag.
Bandel ist in der IT wohl für die Verwaltung von Microsoft 365-Tenants zuständig. Einer seiner Microsoft 365-Benutzer im Unternehmen hat das Problem, dass diesem Windows Pop-Up Benachrichtigungen über Termine angezeigt werden, die ihn nicht betreffen.
Der Leser schreibt, dass diese Termine in keinerlei Zusammenhang mit dem betreffenden Nutzer stehen. Es sind auch keine "Fake-Termine", da es sich laut Leser Bandel "um echte Termine von einen anderem Users im gleichen Tenant" handelt.
Web-Client zeigt alle Fremd-Termine
Spontan würde man wohl auf "Outlook 365 macht Unsinn" tippen. Aber Blog-Leser Bandel schreibt dazu, dass man lokale Outlook Probleme mit dem Windows-Client definitiv ausschließen könne, da der betroffene Benutzer ausschließlich mit den Web-Client arbeitet.
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Die Sache hat noch eine brisante Seite, die im Grunde DSGVO-relevant sein kann. Der Leser schreibt dazu, dass der Nutzer beim Klicken auf die Pop-Up-Nachricht mit dem Fremdtermin eine Anzeige der Terminübersicht erhält. Dort kann er dann alle fremden Termininhalte sehen. Allerdings bekommt er keine Rechte auf den betreffenden Kalender, kann also auch nichts ändern. Der Leser fragt, ob jemand das gleiche Problem hat?
Von Microsoft gibt es den Support-Beitrag Share Microsoft 365 calendars with people outside your organization, was aber als Szenario in obigem Fall nicht zutreffen dürfte
Gibt es Ähnliches?
Ich habe kurze im Internet nach diesem Thema gesucht, und bin auf einen alten Microsoft Answers-Forenbeitrag zu Microsoft 365 vom 19. November 2021 gestoßen. Dort berichtet ein Nutzer im Thread User receiving meeting alerts for other selected users über ein ähnliches Problem.
Er habe einen Benutzer (A), der Besprechungsbenachrichtigungen für zwei andere Benutzer (B & C) erhält. Wenn also bei Benutzer B oder C eine Besprechung beginnt, erhält Benutzer A eine Benachrichtigung über diese Besprechungen.
Der Thread-Starter schreibt dazu, dass Benutzer A keinen Delegierten- oder sonstigen Zugriff auf das E-Mail-Konto der Benutzer B und C hat. Er kann lediglich deren Kalender einsehen (alle Benutzer in der Organisation können die Kalender der anderen Benutzer einsehen und erhalten diese Benachrichtigungen nicht), aber wohl nicht bearbeiten.
Der Fall hat sich dann aber geklärt, da der Benutzer A den Kalender von Benutzer B und C zur Kalender-App hinzugefügt hatte, so dass er daran erinnert wurde, wenn seine eigenen Besprechungen sowie die von Benutzer B und C in Kürze beginnen sollten.
Ergänzung: Private Termine plötzlich lesbar
Ein Blog-Leser hat im Nachgang auf Facebook die Information gepostet, dass sich bei ihm Montag eine Firma gemeldet hat. Dort werden plötzlich die Texte der privaten Termine "der Kollegen und des Chefs" über Office 365 plötzlich lesbar für alle angezeigt.
Die 45 in Benutzung befindliche Kalender waren grundsätzlich für einander frei gegeben. Aber private Termine sollte nicht lesbar sein. Als der Leser sich eine Stunde später per TeamViewer zugeschaltet hat, waren die Inhalte wieder als privat ausgeblendet. Somit konnte der Leser den Fehler nicht selbst sehen, hält die Beschreibung aber für glaubwürdig.
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Sind das den Termine innerhalb der selben Firma? oder auch Termine von komplett externen/fremden Firmen?
Bei nur internen hat man wahrscheinlich irgendwann mal, Kalender/Besprechung geteilt und nicht wieder ordentlich entfernt, bzw. bei ner gemeinsamen Besprechung falsches Häckchen gesetzt, falsch geklickt hat.
Und ja wenn du da nachfragst wurde ja nie was gemacht ;-P kennt man ja.
Habe ich vor einigen Tagen auch gesehen. Allerdings war der Kalender für den Benutzer B vorher als Reviewer freigegeben. Eine Kontrolle hat ergeben, dass zusätzlich Delgate aktiviert wurde. Auf Nachfrage hat Benutzer A vermeintlich nichts verändert.
Eine Software, die weder der User richtig zu nutzen noch der Admin richtig zu konfigurieren versteht, ist inhärent unsicher. Da braucht es noch nicht einmal Bugs…
gleiches gilt auch für Blogsoftware und unnütze Beiträge………….
Den Fall hatte ich letztens im Büro. Ist ein neues Feature im neuen Outlook und dort wohl (aus Versehen?) standardmäßig aktiv, dass derjenige, welcher den eingebunden hat, Benachrichtigungen über Änderungen im freigegebenen Kalender erhält:
Receive notifications from a shared calendar in Outlook
Mitarbeiter nutzen auch gern mal die Stellvertreter Funktion, um dem Kollegen Zugriff zu geben. Wahrscheinlich weil die prominenter in Menü zu finden ist. Sie lesen nur das Kleingedruckte nicht. Dann kommt immer die Anfrage, warum der Kollege Termine für einen ablehnt.
Diesen Fall hatten bzw. haben wir ebenfalls. Bei einigen wenigen Benutzern treten die beschriebenen Terminbenachrichtigungen auf – exakt wie im Artikel geschildert.
Wir konnten bisher lediglich einen Workaround umsetzen. Auffällig ist, dass das Problem ausschließlich unter Windows 11 in Kombination mit dem klassischen Outlook-Client auftritt – die betroffenen Benutzer nutzten weder den neuen Outlook-Client noch den Web-Client.
Die betroffenen Postfächer haben wir umfassend geprüft – insbesondere im Hinblick auf Stellvertretungsregelungen, Berechtigungen und ähnliche Konfigurationen –, jedoch ohne eine Ursache zu identifizieren.
Die einzige Maßnahme, die bei uns dauerhaft Abhilfe geschaffen hat, war die Deaktivierung der Benachrichtigungseinstellungen in Windows 11 unter
System > Benachrichtigungen > Outlook (neu).
Seit dieser Anpassung ist Ruhe – zumindest bei jenen Benutzern, die weiterhin ausschließlich den klassischen Outlook-Client verwenden. Unser Eindruck ist, dass die Ursache eher auf der Seite von Windows zu suchen ist, da das Problem bei reinen Nutzern des neuen Outlook-Clients bei uns bislang nicht aufgetreten ist.
@Thomas, @Klaus2
Danke für Eure Hinweise. Die Einstellungen mit den geteilten Kalenderbenachrichtungen habe ich noch nicht geprüft. Danke dafür.
Der betreffende User nutzt nur den Webclient oder Outlook new.
Delegationen haben wir natürlich geprüft.
Wir haben das Thema auch mal beim Microsoft Support eingekippt. Mal schauen, was da kommt.