[English]Mir liegt derzeit eine Lesermeldung vor, die massive Probleme mit Outlook 2024 in Verbindung mit großen OST-Dateien (> 50 GByte) beschreibt. Was unter Outlook 2016 noch funktionierte, macht in Outlook 2024 Ärger, denn Postfächer gehen kaputt.
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Momentan dürften einige Administratoren mit dem Wechsel von Microsoft Office 2016 und Microsoft Office 2019, hin zu Microsoft Office 2024 oder Microsoft 365 befasst sein. Denn beide Office-Versionen fallen zum 14. Oktober 2025 aus dem Support (siehe Supportende für Office 2016 und 2019 im Oktober 2025). Wer nicht auf Microsoft 365 wechseln will, greift zu Microsoft Office 2024. Getreu dem Motto "Jedes neue Produkt ist eh das Beste vom Besten und auf jeden Fall besser als der Vorgänger", möchte ich einen Erfahrungsbericht von Robert teilen.
Der Kunde mit dem großen Postfach
Blog-Leser Robert schrieb mir die Tage per E-Mail, dass sie gerade dabei seien, bei einem Kunden die vorhandenen Office 2016 Professional-Installationen durch neue Office 2024 Standard-Versionen zu ersetzen. Das End of Life droht ja.
Bei dem Kunden gibt es aber einen User, der ein sehr großes Postfach (z.Zt. 64 GB) hat. Als Server ist ein Microsoft Exchange 2016 (on-premises, kein Hybrid-Modus) im Einsatz. Dabei kommt auch eine OST-Datei zum Einsatz. Eine OST-Datei (Offline Storage Table) ist eine lokale Kopie des Outlook-Postfachs, die für den Offline-Zugriff auf E-Mails, Kontakte, Kalender usw. verwendet wird, wenn ein Exchange-, IMAP- oder Outlook.com-Konto verwendet wird. Die OST-Datei ermöglicht es, auch ohne Internetverbindung auf E-Mails zuzugreifen und mit ihnen zu arbeiten, während die synchronisierten Daten auf dem Server gespeichert bleiben.
Da Microsoft Office standardmäßig keine Cache Files (OST) grösser 50 GB zulässt, wurde bei diesem User diese Größenbeschränkung des Cache mit 2 Registry-Einträgen aufgehoben.
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REG ADD HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST /v WarnLargeFileSize /t REG_DWORD /d 102400 /f REG ADD HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST /v MaxLargeFileSize /t REG_DWORD /d 107520 /f
Laut Robert lief diese Konstellation bisher unter Microsoft Office 2016 einwandfrei und ohne Probleme in der Umgebung des Kunden.
OST-Probleme mit Outlook 2024
Mit der Migration zum Microsoft Office 2024 fingen aber die Probleme mit der OST-Datei bei diesem Nutzer an, schreibt Robert. Seit der Umstellung auf das neue Office 2024 vermeldet Outlook 2024 (Classic) alle 1-3 Tage, dass die OST-Datei mit dem Cache des Postfachs korrupt sei und repariert werden müsse. Die Meldungen im Event-Log sind laut Robert immer unterschiedlich – hier ein solcher Eintrag:
Datei: "C:\Users\Testuser\AppData\Local\Microsoft\Outlook\testuser@test-domain.de.ost" Zuletzt: "<unknown>" Datenbankversion: 36 (3) Kontext: 10037001 Details: BCRead(@D6E120000): Expected (bid=7033F08,cb=20353,cbUncompressed=65512,dwCRC=5B2B0269,wSig=5619,wType=0002), but read (bid=7033F08,cb=20353,cbUncompressed=65512,dwCRC=6B9D9E1E,wSig=5619,wType=0002)
Der übliche Ansatz besteht darin, die OST-Datei mit dem Cache-Inhalt reparieren zu lassen. Das lässt sich nach Beenden von Outlook über das mit Office gelieferte Reparaturtool ScanPST.exe vornehmen (siehe diesen Microsoft Support-Beitrag). Nach der Reparatur des OST Files lässt sich Outlook wieder starten und alle Mails werden angezeigt.
Synchronisierung nach Reparatur funktioniert nicht mehr
Allerdings schafft Outlook 2024 nach der OST-Reparatur ab diesem Zeitpunkt nie mehr eine Synchronisation mit dem Exchange durchzuführen. Es kommen also keine neuen Mails mehr an.
Lösung des Sync-Problems nur durch Tabula Rasa
Die einzige (bisher gefundene) Lösung besteht darin, die OST-Datei komplett zu löschen. Outlook baut die OST-Datei dann wieder neu auf, muss aber alle E-Mails erneut vom Exchange-Server herunterladen.
Diagnose bisher ergebnislos
Robert schrieb, dass eine Überprüfung des Postfachs auf dem Exchange-Server mittels des PowerShell-Befehls New-MailboxRepairRequest keine Probleme mit diesem Postfach ergab.
Da der betroffene Benutzer laut Robert innerhalb seiner Organisation 3 Geräte benutzt, 2 PCs und 1 Notebook, und das oben beschriebene Symptom auf allen 3 Geräten auftaucht, schließt er ein Hardware-Problem aus.
Wie der Leser erwähnt, lief diese Konstellation vorher mit Microsoft Office 2016 auf allen 3 Geräten ohne Probleme. Bei allen anderen bisher durchgeführten Migrationen auf Microsoft Office 2024 in der Organisation sind ebenfalls keine Probleme aufgetreten. Die obige Fehlerbeschreibung betrifft nur diesem einen Benutzer mit dem großen Postfach.
Große OST-Dateien ein Problem
Robert schrieb, dass sich im Netz zahlreiche Beiträge finden, die auf Probleme mit großen OST-Files hinweisen (siehe z.B. diesen Spiceworks-Community-Thread). Aus 2025 habe ich diesen Forenthread bei MS Answers gefunden, der ständig kaputte OST-Dateien bemängelt.
Robert hat noch bei reddit den Thread Microsoft Outlook OST crashing again and again – Any thoughts gefunden. Dieser ist aber drei Jahre alt, also vor Office 2024, und es findet sich auch keine Lösung des Dilemmas. Auch in diesem reddit.com-Thread werden täglich kaputte OST-Dateien beklagt. Einziger Tipp war, auf das Caching zu verzichten und online zu arbeiten.
Robert merkt an, dass es es schwierig sei, dem Kunden zu erklären, warum es unter Office 2016 bisher problemlos lief, nun aber unter Outlook 2024 ständig Probleme auftauchen. Ich habe noch diesen Artikel gefunden, in dem Maßnahmen zur Reduzierung der OST-Größe erklärt werden – was dem obigen Nutzer aber vermutlich nicht hilft. Der Artikel hat zudem den Zweck ein Reparatur-Tool für kaputte OST-Dateien unter die Leute zu bringen. Ob das wirklich hilft, kann ich nicht beurteilen. Robert schrieb mir: "Möglicherweise ist jemand unter Ihren zahlreichen Usern, der ähnliche Probleme hat, oder vielleicht sogar eine Lösung."
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Man sollte nicht versuchen etwas technisch zu lösen, was in Wahrheit ein organisatorisches Problem ist. Ich empfehle einfach mal Prompt (1) einer KI vor die Füsse zu kippen.
Meine meint u. a. "Personenbezogene Daten dürfen nur so lange vorgehalten werden, wie sie für den ursprünglichen Zweck benötigt werden. Unkontrollierte Riesen-Mailboxen erschweren das Löschen veralteter oder nicht mehr erforderlicher Daten, erhöhen das Risiko von Datenschutzvorfällen und erschweren die Bearbeitung von Betroffenenanfragen (z. B. Auskunfts- oder Löschbegehren). "
50 GB sind einfach jenseits von Gut und Böse.
_
(1) Stimmt es, dass in grossen Anwaltskanzleien und Unternehmensberatungen Vorgaben für die Grössen von Mailboxen existieren und Mitarbeiter ermahnt werden, wenn sie diese Vorgaben wiederholt und für längere Zeit überschreiten? Wie sind grosse Mailboxen aus rechtlicher Sicht zu beurteilen?
Hängt jetzt nicht zwingend an "großen Anwaltskanzleien und Unternehmensberatungen", aber Storage Quotas (für Mailboxen) gibt es häufig und machen Sinn, sowas bspw. vorzubeugen. Zusätzlich kosten Storage / Backupstorage auch noch Geld. Ebenfalls ist ein Restore im Fall der Fälle mit "wenig" Daten deutlich schneller.
Die Größe einer Mailbox hängt von vielen Faktoren ab, die Vorhaltezeit ebenfalls. Zudem speichert Outlook alle Postfächer des Nutzers in einer einzigen OST-Datei, inklusive gesendeter Mails.
Zu (1): Finde das mal selbst heraus. Erst zu sagen dass man doch ein LLM fragen soll, nur um dann die Kommentarsektion um Hilfe zu bitten ist absurd.
> Die Grösse einer Mailbox hängt von vielen Faktoren ab, …
Ja und? 'Dinge abschliessen und Mails aufräumen' heisst die Devise, Messietum ist Privatsache.
> Zu (1): Finde das mal selbst heraus. Erst zu sagen dass man doch ein LLM fragen soll, nur um dann die Kommentarsektion um Hilfe zu bitten ist absurd.
Ist Dir zu heiss? Ich habe niemanden um Hilfe gebeten, sondern einfach darauf verzichtet, seitenlange KI-Outputs in der Kommentarsektion abzuladen.
Das galt schon immer:
https://support.microsoft.com/de-de/topic/behandeln-von-leistungsproblemen-in-outlook-7ac5402d-c4eb-ed6b-9545-b26dde618755
Verfügen Sie über eine große PST-Datei oder ost-Datei?
Wenn Sie über eine große PST- oder OST-Datei verfügen, können Anwendungspausen auftreten, während Sie typische Vorgänge in Outlook ausführen. Zu diesen typischen Vorgängen gehören das Lesen, Verschieben und Löschen von E-Mail-Nachrichten.
Wenn Sie Outlook verwenden, gelten im Allgemeinen die folgenden Ost-Größenrichtlinien:
Bis zu 5 Gigabyte (GB): Diese Dateigröße sollte eine gute Benutzererfahrung auf den meisten Hardware bieten.
Zwischen 5 und 10 GB: Diese Dateigröße ist in der Regel hardwareabhängig. Wenn Sie also über eine schnelle Festplatte und viel RAM verfügen, wird Ihre Erfahrung besser sein. Bei langsameren Festplattenlaufwerken, z. B. Laufwerken, die in der Regel auf tragbaren Computern oder Ssd-Laufwerken der frühen Generation zu finden sind, kommt es jedoch zu Anwendungspausen, wenn die Laufwerke reagieren.
Mehr als 10 GB: Wenn die OST-Datei diese Größe erreicht, treten auf der meisten Hardware kurze Pausen auf.
Sehr groß (25 GB oder größer): Eine OST-Datei dieser Größe erhöht die Häufigkeit von kurzen Pausen, insbesondere beim Herunterladen neuer E-Mail-Nachrichten. Sie können jedoch Senden/Empfangen-Gruppen verwenden, um Ihre E-Mails manuell zu synchronisieren. Weitere Informationen zu Senden/Empfangen-Gruppen finden Sie im Abschnitt "
Gilt laut Beschreibung nur bis OL2019 und passt auch nicht so ganz zum Thema.
Naja, wenn man zwischen den Zeilen liest, wird da das Verhalten genannt, wenn die .ost auf einer HDD liegt.
Heutzutage werden aber vermehrt SSDs verwendet und da gilt das von Microsoft genannte nicht mehr.
Da spielt es performancemäßig so gut wie keine Rolle, ob die .ost nun 5 GB oder 30 GB groß ist.
Und der Microsoft-Artikel zielt nur auf die Performance ab, nicht auf die Fehlerträchtigkeit in Abhängigkeit der Größe der .ost
äh nein, wer 50 GB große Dateien in seinem Outlook nutzt, der hat so einiges nicht verstanden. Das ist ja fast so, als ob jemand mit Badeschlappen statt Sicherheits-Arbeitsschuhen in die Industriehalle zur Stanze kommt.
Dem Artikel entnehme ich, dass auf Seiten des Anwenders auch keine Lernbereitschaft bzw. Wille zur Änderung besteht. Mein Rat an diesen Robert: Umdrehen und gehen. Roll ein vernünftiges Mailarchivsystem aus (wozu dieses Unternehmen ohnhin verpflichtet sein dürfte) und helfe den Leuten, richtig mit deren Instrumenten zu arbeiten.
Und nein, das Argument "es habe vorher mit Outlook 2016 funktioniert" stimmt nicht. Das ist ein klassiches Bullshit-Argument. Die Titanic ist bis kurz vor dem Unglück auch noch nie mit einem Eisberg zusammen gestoßen. Es ist eher so, dass dieser Anwender mit seinem "stabilen Zustand der Labilität" bislang einfach nur Glück hatte mit seinen 50 GB verteilt über mehrere Rechner.
Also Robert, zeige Deinen Arsch in der Hose und sei ein Admin und Dienstleister! Dann ist es auch nicht "schwierig, es jemanden zu verklickern".
Hallo Thomas,
prinzipiell richtig, funktioniert aber in der Praxis nicht bis selten.
Häufige Ausgangssituation: ein Projektpostfach für ein Projekt mit einer großen Anzahl an Projektinvolvierten (eigene Leute, Auftraggeber, Projektkasper, Auftragnehmer/ ausführende Firmen) das länger als ein Jahr läuft und viele nicht begriffen haben/ begreifen wollen, dass e-Mail ein Kommunikationsmedium ist und kein Datenaustauschsystem.
Da wachsen Postfächer schneller als man gucken kann, und dank der Einstufung als Geschäftspost, muss es 10 Jahre aufbewahrt werden – kann aber nicht archiviert werden, da die Vorgänge und anschließende Abrechnungen (Rechnungsprüfung und folgende Rechtstreitigkeiten) sich ziehen…
Theoretisch eine lösbare Aufgabenstellung, interessiert die realexistierende Praxis nur herzlich wenig.
Grüße
Outlook ist aber kein Archivsystem und damit sowieso nicht Revionssicher. ;-)
was hat den eine OST (lokaler Cache) mit Archivierung zu tun.
Schon mal überlegt das es LEIDER Leute gibt die in kürzester Zeit über 50GB emails bekommen. Und da Office 365 eine 100GB Mailbox hat (neben der Archivfunktion! bei der die Mails in ein ungecachtes OnlineArchiv verschoben werden), sollte diese normale Mailbox auch cachebar sein.
Ich würde mich stark irren, aber das was sich um die eigentliche Projektausführung dreht, also mehr oder weniger alles von Auftragbestätigung bis Zwischen-/Endabrechnung muss m.E. nicht aufbewahrt werden bzw. könnte für mögliche Rechtsstreitigkeiten auch einfach wegarchiviert werden.
Alles, was steuerrelevant ist, und dazu gehören zwingend auch Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen etc., muß 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Das ist so ein Mythos der GoBD. Eine Email ist nicht steuerrelevant! Die in einer Email enthaltene PDF ist es, oder bewahrst Du Deine Briefumschläge auch auf?
In der Regel gibt es in einem Unternehmen (sofern überhaupt noch Emails für Belege zum Einsatz kommen und kein EDI) ein invoice@ oder rechnung@ Postfach, das direkt in ein DMS reinfließt und nach dem Scannen, Parsen, Zuordnen und Freigeben digital archiviert wird. Die Email ist da schon lange gelöscht.
Das ist die Norm und nicht das Gebastel, was hier einige meinen.
Und gemeine Mitarbeiter (ohne Prokra, leitende Funktion oder Projektaufsicht) bekommen mit Sicherheit keine steuerrelevanten Belege. Die gehen an die Buchhaltung bzw. an das oben angesprochene Postfach. Und wenn doch, werden diese von den Mitarbeiter dorthin weiter geleitet und anschliessend aus ihren persönlichen Postfächern gelöscht.
Ihr arbeitet anscheinend so wie vor 40 Jahren zu arbeiten… kann man machen, ist halt kacke wie man bei diesem Problem (und ganz vielen anderen) sehr gut sieht. Nutzt einschlägig bekannte Projekt-Planungssoftware wie z.B. OpenProject, idealerweise mit einer Nextcloud als Storage integriert gerade wenn mehrere Stakeholder intern und extern im Boot sind.
> und dank der Einstufung als Geschäftspost, muss es 10 Jahre aufbewahrt werden
Das ist auf ganz vielen Ebenen zugleich kompletter Unsinn! Oder bewahrst Du auch die Briefumschläge von Deinen Briefen auf? Mach Euch mal vertraut mit der GoBD. Dein Posting macht deutlich, dass Ihr nicht nur keine Projektplanungssoftware sondern auch kein Dokumenten-Management bzw. Dokumentenführungs- und Freigabesystem kennt.
> …interessiert die realexistierende Praxis nur herzlich wenig.
Wuselt mal weiter in Eurer "realexistierenden" Praxis. Das ist Gott sei Dank nicht meine und ganz bestimmt nicht die, von ordentlich wirtschaftenden Unternehmen.
Immer wieder lustig.
In meiner Welt werden E-Mails immer vollständig archiviert0, weil es relevant ist wer wem was wann geschrieben hat und nicht nur der Inhalt.
Da merkt man dass Du große Ahnung von der Theorie hast, aber wohl in der Praxis nix damit zu tun hast… 🙄
Kommt da außer ad-hominem sonst noch was? Einen konstruktiven Beitrag vielleicht? Nicht? Schade, denn so sagt Dein Beitrag sehr viel mehr von Dir als von mir.
In diesem Sinne,
Gruß an den sich in der Anonymität versteckenden Bastian, sofern das Dein tatsächlicher Name ist.
In der Praxis läßt sich bei vielen Kunden hier die Firmenhierarchie an den Postfachgröße visualisieren. Trotz Mailstore. Der Fisch stinkt vom Kopf her ;-)
Ein wichtiger Indikator ist auch noch ob es (überhaupt) ein Größenlimit für Mails gibt… Ich bin Chef und ich will aber … !1111!!!!
Damit beschreibst du exakt mein Problem.
Hier meine Empfehlung:
https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-server/
Alles andere ist gebastel und Pfusch
Wollte ich auch empfehlen.
Und zu "Robert merkt an, dass es es schwierig sei, dem Kunden zu erklären, warum es unter Office 2016 bisher problemlos lief, nun aber unter Outlook 2024 ständig Probleme auftauchen." Ich antworte dann meistens: "Tja, Marktführer, kann man nichts machen"
Selbst schuld, wer diese Produkte nutzt
Mailstore selbst ist Gebastel, weil es kein Stubbing/Shortccuts unterstützt.
So muss der User in 2 Systemen nach Informationen suchen (hier: Mails), das macht auf Dauer keinen Sinn.
Deshalb kommt Mailstore bei uns nur zur Aufbewahrung zum Einsatz, nicht um die Postfächer kleiner zu machen.
@Martin B: Guter Hinweis! Ich kenne es von IBM Commonstore, dass Attachments aus der Email entfernt werden und an der Stelle der Attachments ein Link zum Archivsystem in der Original-Email gesetzt wird.
Damit kann der User das Email wie gewohnt in Ordner ablegen und es mit der Outlook-Suche finden.
Da meistens die Attachment die Mailbox stark vergrößern, schlägt man damit 2 Fliegen mit einer Klappe: Verkleinerung der Mailbox und Email-Stub für die tägliche Arbeit.
@Alle: Kennt Ihr Email-Archiv-Systeme, die dieses Stubbing für Exchange-Online-Mailboxen beherrschen?
Schon mal an signierte Mails gedacht die dann alle ungültig werden?
Oder an verschlüsselte Mails, wo der Body quasi Binär-Blob ist?
Ich habe auf Arbeit immer eine .ost Datei pro Jahr angelegt (5-15GB) . Damit bin ich die letzten 20 Jahre ganz gut gefahren.
Du scheinst ost mit pst zu verwechseln!
Das mit dem Datenschutz ist ja beliebig dehnbar und eigentlich auch Quatsch (wenn es nicht um Bewerbungs-E-Mails geht) im B2B-Bereich. 20% meiner User haben auch PF knapp vor 50 GB. Manchmal braucht man eben 8 Jahre alte E-Mails, wenn der Kunde fragt, das hab ich schon mal bestellt, wie war die Historie zu dieser Bestellung (diese könnte man ja in der Warenwirtschaft nachvollziehen). Oder Datenblätter zu technischen Bauteilen. Man könnte ja noch im Mailarchiv suchen, ist eben weniger komfortabel.
Tatsächlich gehört so etwas aber in ein E-Mail-Archiv.
Bei meinem ex-Arbeitgeber (Anwaltskanzlei) gab es ein rechtssicheres und gut funktionierendes Mail-Archiv. Dort konnte man perfekt suchen – sogar besser als in Outlook. Dort hat niemand große Postfächer gehabt weil es keinen Grund gab Mails aufzuheben.
Bei meinem neuen Arbeitgeber gibt es kein vernünftiges Archiv. Da entsteht genau das was du beschreibst: Ich selber bewahre auch viel mehr Mails auf als früher.
Am Ende ist das sogar aus mehreren Gründen unschön. Die OST-Datei belegt auf jedem Gerät den Speicher. Und auf dem Mailserver werden diese auch noch aufbewahrt. Ein Mailarchiv kann die Daten sauber deduplizieren und komprimieren damit eine Mail mit großen Anhängen nur einmal gespeichert wird auch wenn sie an viele Empfänger des gleichen Unternehmens ging.
wir setzen EMA von Artec ein, Revisionssicher und einfach einzubinden.
Jede Suche in einem "echten" Mailarchiv ist tausendmal besser, schneller, ergiebiger und komfortabler als die Suche in einem 50GB e-Mail Postfach. Egal ob Outlook oder was anderes…
Du hast noch nie mit Eudora gearbeitet, oder?
Ja, das ist eine "Einzelplatzlösung"…
Boah ist das lange her… Doch ja irgendwann im Kambrium oder so habe ich das mal benutzt, aber zu dieser Zeit gab es keine Mailfluten so wie heute…
Ich kenne jemand, der kennt jemand dessen Chefs haben pro Jahr 50 GB an OST Dateien. Die werden dann zu 50 GB pst Dateien exportiert und die alle noch in Outlook eingebunden.
Ich kann alle Punkte dieses Artikels nur uneingeschränkt bestätigen, habe hier auch mehrere solcher Fälle.
Und ja, natürlich machen so große Postfächer keinen Sinn. Ändert trotzdem nichts an dem technischen Aspekt des beschriebenen Problems.
Ändert aber auch nix daran das wenn man Scheiße baut, eben auch für die Scheiße verantwortlich ist!
Ich kann nicht erwarten das etwas was falsch benutzt wird ewig so falsch funktioniert.
Moment: er hat festgestellt, dass nur bis zu 50GB unterstützt sind und hat dann die Größe trotzdem durch einen Reg.-Eintrag erhöht? Finde den Fehler …
Dann sollte es überhaupt nicht möglich sein die OST per registry zu vergrößern
Es ist ja nicht nur das eigene Postfach, das zu OST zählt. Die zusätzlich eingebundenen Shared Mailboxes machen häufig das "Kraut fett".
deswegen sollten man diese nicht automappen, dann bekommen diese eine eigene OST
Hallo,
wobei man das Abschalten kann, dann laufen die Shared Mailboxes im Online Modus und nur das eigene Postfach ist im Cache Modus.
Grüße
Die Mails mal ordentlich archivieren, was ja höchst wahrscheinlich sowieso gesetzlich vorgeschrieben ist! Dann bekommt man soclhe Probleme erst gar nicht.
Mal wieder ein typischer "User" Fehler… umso unverständlicher da ja nicht von Otto Dumpfbacke, sondern von Leuten die es besser wissen sollten.
– Bei neueren Outlooks kann man die Größe der ost Anhand des Alters der Emails begrenzen (nur neuer als x Tage/Wochen…) kann aber sein, dass das nur zusammen mit Ex-Online geht.
– Wie bereits beschrieben: Archivlösung einführen. Bei größeren Firmen mit unterschiedlichen Speicherklassen kommt das ggf. sogar billiger, als den schnellen Speicher mit der/den DB/s bei Bedarf vergrößern zu müssen. Oder Serverseitig alle Mails älter als x Tage/Wochen/Monate manuell in eine pst exportieren und bei Bedarf einbinden.
– Wie bereits beschrieben: Shared Mailboxen aus dem Sync rausnehmen
– Als ungewöhnliche Lösung vom Querdenker könnte man auch eine zweite (Archiv-)Mailbox Anlegen, sämtliche Emails älter als x Tage/Wochen/Monate dorthin übertragen, als Shared Mailbox einbinden und wie bereits beschrieben: Shared Mailboxen aus dem Sync rausnehmen
Abgesehen davon: Postfach aufräumen und alles löschen was nicht vorhaltepflichtig ist, insbesondere gesendete Elemente werden gerne vergessen! Vor paar Jahren ein Mitarbeiter mit einer der größten Mailboxen unter mehreren 1000. Warum so groß? Er hätte viele Newsletter abonniert und behält alle, damit er die einfach durchsuchen kann, falls er mal was braucht. Habe ihn gefragt, ob er einen Schaden hätte…
> Er hätte viele Newsletter abonniert und behält alle, damit er die einfach durchsuchen kann, falls er mal was braucht. Habe ihn gefragt, ob er einen Schaden hätte…
Das kommt mir irgendwie bekannt vor. Da kenne ich auch eine Person mit einer solchen Einstellung. Der hält sich auch noch für eine gottgeborene Führungskraft!
"Bei neueren Outlooks kann man die Größe der ost Anhand des Alters der Emails begrenzen (nur neuer als x Tage/Wochen…)"
Das funktioniert mit der Outlooksuche aber leider wie ein Sack Muscheln.
Besser die älteren Mails automatisch in (ungescachte) OnlineArchive verschieben lassen.
Oder einfach für jede Shared-Mailbox ein eigenes Outlookprofil anlegen.
Dann hat man mehrere kleinere .ost und nicht eine einzige riesengroße .ost.
Und was jeder Nutzer machen kann:
Eine .pst anlegen und alte Mails in die .pst verschieben.
Das ist dann quasi das Archiv, auch wenn es die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllt.
Dann die .ost komprimieren.
Im Übrigen ist die .ost und .pst auch bzgl. Speicherplatz ineffizient.
Ein Postfach, das auf dem Exchange z.B. 10 GB hat ist als .ost oder .pst gerne einmal 12-15 GB groß.
Meine Lösung wäre auch Mailstore oder eine Archiv-PST.
Wenn händisch das Limit der OST erhöht wird, über die Empfehlungen oder standardmäßigen Begrenzung des Anbieters hinaus, dann ist leider mit Problemen bei Nachfolgeversionen zu rechnen, denn es gibt keine Garantie, dass die Workarounds auch dort noch funktionieren.
mein Senf:
wir haben 25 Jahre verpasst den Anwender zu schulen. jetzt rettet man sich aus einen kaputten Mail System mit massiven Attachments, weil die Leute nicht Mal wissen, wie man Screenshots macht, in die neue heilige Kuh: Teams mit Sharepoint hintendran
wann wollt ihr anfangen, die Technik zu schulen und zu unterrichten?
+1 ;-P
sind doch alles Fachkräfte, schick die mal auf ne Schulung dann bricht denen ne Zacke aus der Krone ;-P
Wenn Microsoft schon 100GB Mailboxen in der Cloud raushaut, dann sollte halt auch der Mailclient dafür in der Lage sein mit 100GB umgehen zu können.
Genau!
Da hast du aber den Sinn dahinter nicht verstanden! Wenn der User erstmal das 100Gb Postfach in der Cloud hat ist nix mehr mit Rück-Migration zu OnPremise…
ich glaube nicht, dass es der Wunsch von Microsoft ist, dass die Kundschaft wieder aus der Cloud rückmigriert.
Im Gegenteil: Es sind noch nicht *ALLE* in die Microsoft-Cloud migriert! – Laut Microsoft *MUSS* sich das ändern!
Und als nächster Schritt werden DANN die Preise angezogen!
Man hat ja keine andere Wahl: Friss oder stirb!
Ich denke, dass Microsoft das dann eher so meint, dass die Daten/Mails ausschließlich in der Cloud liegen und nicht auch nochmal komplett im Offline Cache auf der User-Platte.
exakt so sieht es aus!
Wer zudem Exchange lokal nutzt und Outlook Clients im Online Mode laufen lässt, wird in dieser Hinsicht keine Probleme haben.
Wenn die GF den Platz bezahlt, bekommt der User eben auch ein 100 GB Postfach, das ist mir, dem Exchange Server und User am Ende herzlich egal, es funktioniert einfach. Outlook funktioniert, ohne OST/Cache Mode Gedöns ist es technisch einfach weniger herausfordernd, erst Recht in VDI Umgebungen.
Exchange Online + VDI ist kontraproduktiv.
Aber hey, wir sagen das von Anfang an, die Kunden wollen es aber nicht hören, dann geht es eben auf die harte Tour, mit der Folge genervter Anwender und Helpdeks.
Hin und wieder muss man email-Postfächer "komprimieren" mit der internen Funktion des email-Programms.
Das ist nicht nur bei Outlook so, sondern auch zB bei "The Bat".
Dabei werden dann die Datenbank-Lücken aufgrund von gelöschten emails beseitigt und die emails lückenlos hintereinander geschrieben.
Datei -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen -> Datendateien,
PST oder OST auswählen und "Jetzt Komprimieren".
Bei Exchange-Konten zusätzlich noch den Advanced tab -> Outlook Data File Settings
Anleitung von Microsoft:
1. Delete any items that you do not want to keep and empty the Deleted Items folder.
2. Select File > Account Settings > Account Settings.
3. On the Data Files tab, select the data file that you want to compact, and then select Settings.
Note: If you are using an Exchange or Outlook.com email account, you need to additionally select the Advanced tab > Outlook Data File Settings.
4. In the Outlook Data File dialog, select Compact Now and then select OK.
support. microsoft. com/en-us/office/reduce-the-size-of-your-mailbox-and-outlook-data-files-pst-and-ost-e4c6a4f1-d39c-47dc-a4fa-abe96dc8c7ef
Bei 50 GB OST-Größe dürfte das aber einige Zeit dauern und man benötigt vermutlich fast dieselbe Dateigröße nochmal als Zwischenspeicher auf der lokalen Festplatte oder im Benutzeraccount auf dem Server, je nachdem wo Outlook die IMAP-Kopie (OST) tatsächlich speichert.
Kann der Exchange-Server so eine Komprimierung nicht eigenständig durchführen?
Bei Thunderbird sollte man ebenfalls ab und zu mal die emails komprimieren.
Dort wird die Funktion aber "compact" genannt.
support. mozilla. org/en-US/kb/compacting-folders
"Kann der Exchange-Server so eine Komprimierung nicht eigenständig durchführen?"
Die Postfachdatenbanken von Exchange arbeiten anders als die .ost oder .pst von Outlook.
Natürlich kann man die Exchange Postfachdatenbanken auch komprimieren, aber es ist sinnlos.
Denn Exchange nutzt die Datenbanklücken, um da Emails etc. zu speichern.
Bei .ost und .pst passiert das nicht.
Da bekommen gelöschte Emails nur ein Gelöscht-Flag, sind aber tatsächlich noch gespeichert.
Erst beim Komprimieren werden die Mails mit Gelöscht-Flag tatsächlich gelöscht.
Und der Exchange kann die Komprimierung von .ost und .pst nicht anstoßen, denn die Dateien gehören nicht zu Exchange, sondern zu Outlook.
Und beide (Outlook wie Exchange) arbeiten mit der aus den 1990er stammenden JET Engine bzw. Jet Blue wie das bei Exchange heißt. Nie dazu gedacht mit GB oder sogar TB großen Dateien umzugehen oder von den Menschen als Mailarchiv regelrecht vergewaltigt zu werden
dieser Logik nach müsste man noch mit einem Ford T herumgurken und könnte nicht mit 160 über die Autobahn brettern und das auch noch sicher und bei geringem Spritverbrauch.
Die Systeme entwicklen sich weiter und MS hat es mit Exchange als auch SQL geschafft, auch bei hohen Datenmengen nun ordentlich zu skalieren, was man von anderen Systemen nicht unbedingt behaupten kann. Flaschenhals ist das MAPI/HTTP Protokoll für den Outlook Client, würde man noch nativ auf RPC/TCP alternativ setzen, gäbe es einen deutlich geringeren Overhead und mehr Performance am Client.
Die Einpacken in HTTP dient dem einfachen Zugriff über das Internet, ist aber eben aufwändig.
Es ist wunderschön zu lesen, wie die ganzen Microsoft-Jünger die offensichtliche Regression (2016 ging, 2024 geht nicht) schönreden. Weil: Microsoft macht keine Fehler – das ist ein User- oder Admin-Fehler.
Und – meiner Erfahrung nach sind so ALLE Outlook-User: Full-Quote der gesamten vorheringen Korrespondenz unter der aktuellen Nachricht und am besten noch alle Anhänge auch bei jedem Mal neu mitsenden.
Damit sammelt sich natürlich sehr schnell einiges an Größe an.
Da das Programm diese Nutzung ja forciert (hab eben noch eine Email bekommen meine Inline-Antwort wäre schwer zu lesen – wobei ich jeweils eine Zeile Abstand zur zitierten Nachricht oben und unten habe – die Outlook dann weglöscht) ist's ein wenig die Frage, /wer/ wirklich der Depp ist: Microsoft für die Herstellung dieses Müllprogramms oder die Nutzer/Admins…
Die Sektenanhänger werden mich jetzt bashen…
Outlook konnte noch nie E-Mail.
Outlook kann Kalender und Kontakte.
Microsoft hat sich schon vor 25 Jahren geweigert, Mail Regeln wie Signatur Trenner oder Zeilen Längen zu erkennen. das Anwender zu ToFu neigen, kein zitieren beherrschen und Fullquote Antworten inkl Signatur und Disclaimer ist allerdings hausgemacht und ein Schulungsproblem
Und Outlook kann bis heute nicht vernünftig mit Shared-Mailboxen umgehen.
Beispielsweise wenn ich ein Mail aus einer Shared-Mailbox lösche, landet die gelöschte Mail im Papierkorb des Benutzerpostfachs anstelle wie es richtig wäre, im Papierkorb der Shared-Mailbox.
Das gleiche Verhalten bei gesendeten Mails:
Die landen nicht im gesendet-Ordner der Shared-Mailbox, sondern im Gesendet-Ordner des Benutzerpostfachs.
Man muß 2 Registryeinträge (DelegateSentItemsStyle und DelegateWasteBasketStyle) setzen, damit Outlook es richtig macht.
Die greifen aber nur, wenn die Shared-Mailboxen auch in der .ost gecached werden.
Wenn die Shared-Mailboxen dagegen nur online sind, macht es Outlook weiterhin falsch.
Ist DelegateSentItemsStyle gesetzt, bleibt dann die Mail im Postausgang stehen, obwohl sie tatsächlich aber gesendet wurde.
Auch nervig:
Befinde ich mich mit dem Cursor in einer Shared Mailbox und will eine Mail schreiben, wird als Absender automatisch die Adresse des Benutzerpostfaches eingesetzt anstatt die Adresse der Shared Mailbox.
Muß man dann immer manuell ändern.
Das ist nicht ganz richtig was du schreibst, für die Probleme gibt's auch eine Lösung ohne diese Registryhacks oder sonstige Klimmzüge. Allerdings muss man dazu die Shared Mailbox ohne "Automapping" anbinden, was leider in der GUI nicht vorgesehen ist sondern nur mit Shell Kommandos geht. Nachteil: Die Mailbox muss halt am Client manuell eingebunden werden. Aber dann verhält sich das komplett korrekt, so wie man das erwarten würde. Und man hat dann sogar mehrere OST-Dateien oder kann das Caching sogar pro Mailbox ausschalten.
Das Problem mit zu großen PST oder OST Dateien hat Outlook seit knapp 30 Jahren.
Ist halt einfach anfällig, sämtliche Mailordner/Unterordner eines Postfach in einer immer größer werdenden Datei abzuspeichern. Damals war die Dateigrößengrenze von FAT32 das Problem. MS hat daraus nichts gelernt. Ich lege mir ja auch keinen 30 Meter breiten Leitzordner an, sondern viele kleine handliche Leitz-Ordner. Macht den Zugriff einfacher und falls ein Ordner korrupt ist, erschlägt es nicht gleich die anderen mit.
Die Art und Weise, wie Thunderbird jeden Mailfolder als separate Datei (bzw. Ordner im Dateisystem mit Unterdateien) anlegt, ist deutlich flexibler, besser backupbar und geht auch seltener kaputt.
… so wie jeder normale Mailserver im Internet auch außerhalb der komischen Exchange/Outlook mit lautstarken Jüngern, die meinen sie seien der Mittelpunkt.
Microsoft rangiert da mit seinem Zeugs im Jahr 2025 gerade mal bei 13% Anteil, Gmail bei 16%. Der Rest ist Gott sei Dank dezentral auf ganz viele GNU/Linux und manchmal sogar noch Unix Mailserver verteilt.
Es gibt einen Schieberegler in OL Exchange-Kontoeinstellungen der – wenn auf "ALLE" gestellt ist, die OST-Datei mit bis zu 50 GB oder auch mehr flutet… Irgendwann steigt dann OL aus und funktioniert nicht mehr richtig, synct nicht mehr, etc… Den Regler nach links zu verschieben hat hier bei meinem Kunden geholfen… Die User haben nun in ihrem Postfach Zugriff auf Mails die nicht älter als 3 oder 6 Monate oder … sind. Dementsprechend hat die Größe der OST-Datei dann auch stark abgenommen. Am besten funzt folgende Vorgehensweise:
– OL schließen
– bisherige OST-Datei umbennen oder gleich löschen
– OL starten und in den Exchange Kontoeinstellungen die gewünschten Monate mit dem Schieberegler einstellen
– OL beenden
– OL nochmals starten
– In der Outlook/Sync-Statusleiste (ganz unten) den Fortgang der Synchronisiserung beobachten
hast Du dazu auch passende Gruppenrichtlinien gefunden?
ich habe nur das mit der maximalen Dateigröße gesehen wie oben beschrieben und das führt dann zu Fehlermeldungen beim Anwender…
hab's doch gefunden – die Richtlinie war nicht verknüpft, kein Wunder, dass das nichts bewirkt hat und die OST um die 10GB hatten.